Cegah Virus Corona di Kantor, 5 Hal Ini Dapat Dilakukan HRD

JAKARTA, KOMPAS.com - Sejumlah perusahaan di berbagai negara, termasuk Indonesia, mulai memberlakukan kebijakan kerja dari rumah untuk para pegawainya.

Kebijakan ini diambil guna mencegah penyebaran virus corona yang pesat.

Tidak hanya bekerja dari rumah, pemerintah juga menggalakkan tindakan pencegahan ini di sarana umum hingga perkantoran dimana karyawan banyak beraktivitas. 

Baca juga: Hadapi Virus Corona, ini 4 Langkah yang Perlu Dilakukan Perusahaan

Standie Nagadi, VP Marketing and Brand platform bisnis berbasis cloud Mekari menjelaskan, pemanfaatan teknologi aplikasi HRIS (Human Resources Information System) bisa membantu perusahaan dalam kondisi kerja dari rumah.

"Pemanfaatan teknologi aplikasi HRIS seperti Talenta yang memudahkan absensi atau pemberian tugas bisa menjadi solusi yang diterapkan oleh HR untuk memikirkan keselamatan dan kesehatan dari setiap karyawan, namun tetap menjaga produktivitas bisnis," kata Standie dalam keterangannya, Senin (16/3/2020).

Berikut ini beberapa tips dari Talenta, solusi HRIS berbasis cloud, yang bisa dilakukan HRD sebagai upaya pengendalian sekaligus pencegahan virus corona di kantor dengan memanfaatkan penggunaan teknologi.

1. Berikan informasi yang cepat dan terkoordinasi

Memberikan informasi yang cepat dan terkoordinasi menjadi tugas penting HRD di tengah maraknya isu yang simpang siur.

HRD bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan penting bagi karyawan di kantor, serta tanggap atas pertanyaan-pertanyaan karyawan terkait isu.

"Penggunaan channel komunikasi seperti social messaging atau aplikasi internal yang digunakan di kantor bisa menjadi sumber valid yang digunakan HR dalam menyebarluaskan informasi kepada karyawan," jelas Standie.

Baca juga: Ini Daftar Perusahaan yang Memperkerjakan Karyawannya di Rumah

2. Batasi penggunaan finger print (sidik jari) untuk absensi

Kebanyakan perusahaan saat ini mengutamakan finger print sebagai media absensi bagi karyawan. Pembatasan penggunaan finger print bisa menjadi solusi bagi HRD untuk mencegah penularan virus antar karyawan.

Media absensi dengan teknologi HRIS bisa akan memudahkan karyawan untuk tetap melakukan absensi di mana pun dan kapan pun.

Dengan fitur live attendance yang bisa diakses melalui ponsel, setiap karyawan bisa tetap memenuhi absensi dengan meminimalisir kontak dengan virus dan bakteri.

Baca juga: 5 Fakta PNS Boleh Kerja dari Rumah

3. Berlakukan kebijakan kerja dari rumah

Beberapa perusahaan di Indonesia mulai mempertimbangkan untuk menerapkan sistem bekerja dari rumah atau work from home untuk mencegah penularan virus yang lebih jauh lagi.

Kebijakan ini merupakan alternatif bagi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa harus ke kantor dan menerima risiko tertular virus corona.

Jika perusahaan telah menggunakan sistem HRIS, hal ini sangat mudah dilakukan karena karyawan bisa melakukan absensi melalui live attendance dan HR dapat memantau langsung kehadiran karyawan melalui dashboard yang update secara real time.

Baca juga: Kerja dari Rumah Justru Bikin Lebih Produktif, Kok Bisa?

4. Berikan penugasan lewat aplikasi

Ketika perusahaan memberikan kebijakan untuk bekerja dari rumah, proses kerja tetap harus berjalan seperti biasa. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi tugas harus dilakukan dengan terstruktur.

Perusahaan bisa menggunakan project management tools atau aplikasi HRIS yang memiliki fitur penugasan.

5. Permudah akses benefit kesehatan

Di tengah kondisi ini, karyawan pastinya akan lebih aware dengan kesehatan. Akses akan plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan reimbursement biaya perawatan bahkan mengetahui status reimbursement akan menjadi nilai plus bagi karyawan, karena mereka dapat prosesnya lebih cepat dan mudah.

Aplikasi Talenta, misalnya, memungkinkan karyawan mendapat seluruh kemudahan itu langsung dalam satu aplikasi mobile yang bisa diakses kapan pun dan di mana pun.