Apa Itu Invoice dan Bedanya dengan Nota maupun Kuitansi?

JAKARTA, KOMPAS.com - Invoice adalah istilah yang tak asing lagi dalam transaksi pembayaran. Saat bertransaksi, pihak pembeli biasanya akan menerima invoice. Lalu apa itu invoice?

Dikutip dari Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang mencantumkan rincian waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual.

Apabila jual beli dilakukan secara kredit, dalam invoice biasanya akan tertera persyaratan kesepatan dan metode pembayaran.

Di Indonesia, invoice sering disebut dengan faktur atau tagihan. Sementara menurut KBBI, arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.

Baca juga: Kenapa Nilai Uang di Kuitansi Wajib Ditulis dengan Huruf?

Dalam invoice lazimnya tercantum apa yang harus dibayar oleh pembeli beserta nominalnya, jumlah item, nomor invoice, kontak perusahaan, jumlah pajak, termasuk ketentuan periode kapan pembeli harus membayar barang yang dikirimkan.

Invoice akan dicetak oleh perusahaan penjual setelah barang dikirimkan. Di mana pembeli harus membayarnya sesuai dengan ketentuan yang ada pada invoice.

Fungsi invoice

Selain sebagai bukti penagihan, invoice adalah juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Itu sebabnya, banyak perusahaan mencetak invoice dalam beberapa rangkap. Karena invoice dicetak untuk digunakan sebagai arsip, dikirimkan ke pembeli, dan sebagai bukti pajak.

Baca juga: Apa Itu Portofolio dan Bedanya dengan CV?

Dalam pencatatan akuntansi, invoice juga sangat diperlukan karena merekam semua transaksi yang dilakukan perusahaan. Di mana nantinya invoice adalah bisa dijadikan alat bukti pembukuan transaksi maupun saat dilakukan audit internal.

Perbedaan dengan kuitansi dan nota

Beberapa orang seringkali menyamakan dengan nota maupun kuitansi. Invoice adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan.

Sementara itu, kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kuitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.

Sementara nota hampir sama dengan kuitansi. Saat harga barang yang ditulis di invoice adalah dikenakan pajak, tidak demikian halnya dengan nota.

Baca juga: Mengenal Rekening PayPal dan Cara Menggunakannya

Jenis invoice

Secara umum, ada 3 jenis invoice dalam transaksi perusahaan.

• Invoice biasa adalah invoice yang jadi standar dalam berbagai macam transaksi dan berisi informasi penjualan.
• Invoice konsuler adalah faktur yang biasa digunakan dalam transaksi perdagangan internasional.
• Invoice proforma adalah invoice yang dikirimkan secara bertahap. Pembeli akan menerima invoice dari penjual setelah pemesanan yang berisi informasi item barang, berat, dan biaya pengiriman. Pembeli kembali menerima invoice setelah barang dikirim seluruhnya.

Baca juga: Mengenal Rekening PayPal dan Cara Menggunakannya