Sulit Ditiru, 5 Manfaat Tanda Tangan Elektronik bagi Bisnis

JAKARTA, KOMPAS.com - Teknologi benar-benar membawa kemudahan pada setiap aspek kerja, bahkan yang sesederhana menandatangani dokumen.

Saat ini pun tren teknologi tanda tangan elektronik (TTE) atau e-signature mulai menggantikan tanda tangan basah yang rentan akan pemalsuan.

Chief Innovation Officer Mekari, perusahaan teknologi yang menyediakan tanda tangan digital, Brendan Rakphongphairoj mengatakan, meningkatnya penggunaan e-signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless atau tanpa kertas.

Baca juga: Cara Cek Penerima Bansos PBI JK secara Online

“Setiap hari, perusahaan harus menandatangani puluhan dokumen, mulai dari kontrak legal hingga faktur penjualan. Bahkan, seorang sales di perusahaan asuransi mengakui bahwa ia menghabiskan 65 persem dari waktu kerjanya untuk memproses, termasuk menandatangani, perjanjian premi dengan ratusan nasabah,” ujar Brendan dalam siaran persnya, Jumat (24/2/2023).

Menurut dia, tanda tangan digital mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen, seperti pimpinan perusahaan, tim di departemen keuangan, maupun tim di departemen legal.

“E-signature bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang sehari-harinya harus memproses berbagai macam dokumen, termasuk perusahaan di bidang ritel, hospitality, pendidikan, serta layanan profesional seperti konsultan, business-to-business (B2B) dan teknologi,” ujarnya.

Brendan membeberkan 5 manfaat e-signature dalam mempermudah penandatanganan dokumen sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan.

Pertama adalah tanda tangan digital bisa untuk menandatangani semua dokumen. Menandatangani puluhan dokumen bisa menyita banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas lain.

Baca juga: WFA Jadi Opsi Usai Pandemi, Gimana Cara Jaga Karyawan Tetap Produktif?

Dengan adanya e-signature mempercepat penandatanganan dokumen karena puluhan dokumen yang telah diunggah ke aplikasi bisa secara sekaligus dibubuhi tanda tangan. Aplikasi e-signature pun bisa menangani dokumen dengan ragam format, mulai dari PDF hingga docx.

“Salah satu perusahaan distributor alat kesehatan bahkan berhasil meningkatkan penyelesaian perjanjian kerjasama sebesar 42 persen semenjak menggunakan e-signature,” kata Brendan.

Manfaat kedua adalah santai mengejar tanda tangan. Brendan menjelaskan, mengejar tanda tangan seseorang terkadang melelahkan. Aplikasi e-signature memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikas akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu.

Selain itu, aplikasi e-signature juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara real-time, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan.

Manfaat ketiga adalah bebas dari kerepotan pengiriman dokumen. Menurut Brendan, mengirim banyak dokumen dengan kurir untuk ditandatangan basah memakan biaya, apalagi jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau negeri.

Aplikasi e-signature meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup dilakukan secara online. Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.

Selanjutnya manfaat yang keempat adalah kerahasiaan dan keamanan terjaga. Banyak dokumen, seperti perjanjian atau kontrak, berisi informasi yang harus dijaga kerahasiaanya. Sebab itu, dokumen harus dijaga agar jangan sampai hilang, serta dibaca atau disalin oleh mereka yang tidak berwenang.