Mengenal Apa Itu Purchase Order atau PO

JAKARTA, KOMPAS.com - Purchase Order atau PO adalah sebuah istilah yang sering didengar dalam dunia jual beli. Khususnya, saat Anda melakukan jual beli online.

Purchase Order atau PO jika dalam bahasa Indonesia artinya adalah pesanan pembelian.

PO biasanya diterapkan untuk produk yang sulit didapat atau produk yang sifatnya custom alias dibuat sesuai dengan permintaan pembeli.

Definisi PO

Mengutip buku Manajemen Pengadaaan, Procurement Management karya Willem Siahaya, Purchase Order atau PO adalah bentuk kontrak antara pengguna dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang.

Secara sederhana definisi PO adalah suatu kegiatan pemesanan suatu barang atau jasa yang dilakukan oleh pembeli dan diajukan ke pihak penjual. Dalam pengajuannya biasanya pihak pembeli sudah mencantumkan spesifikasi atau informasi lengkap mengenai barang yang akan dipesan atau dibelinya dari pihak penjual.

Fungsi PO

Mengutip cermati.com, pembuatan PO saat akan melakukan proses pembelian barang memang membuat transaksi semakin lama terjadi.

Namun, dibalik itu, purchase order memiliki berbagai manfaat yang penting dan dibutuhkan oleh pihak pembeli dan penjual. Yang pasti, keberadaan purchase order tersebut membuat potensi munculnya kendala pada kegiatan transaksi menjadi lebih kecil.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa PO perlu untuk dibuat dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar:

• Meminimalisir Kesalahan Pemesanan

Dengan adanya PO, pihak pembeli dapat mencantumkan identitas bisnis atau perusahaan sehingga menutup kemungkinan terjadinya salah pemesanan atau barang datang tidak sesuai yang dipesan.

• Memberikan Informasi Secara Terperinci

Pihak pembeli bisa menginformasikan detail apa saja dari barang yang akan dipesan. Sebagai contoh adalah nama produk, merek, harga, jumlah yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya terkait barang yang akan dibeli.

• Transaksi Berjalan Lebih Akurat

Pembeli perlu menuliskan dengan jelas nama produsen, supplier, atau penjual yang dituju agar proses transaksi berjalan akurat. Bila perlu, cantumkan pula media yang berperan sebagai tempat mengiklankan barang yang diproduksi.

• Tracking Pesanan Menjadi Lebih Mudah

Pembuatan PO juga membuat penelusuran pesanan dan proses pelayanan menjadi lebih mudah dilakukan. Hal ini bisa terjadi karena purchase order biasanya memiliki nomor PO.

• Memudahkan Penjual Dalam Memproses Pesanan

Terakhir, purchase order yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, serta metode pembayaran bisa memudahkan penjual untuk memproses pesanan. Hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang diinginkan dan tidak menghambat proses produksi.

Format PO

Pada dasarnya, informasi yang wajib tercantum atau format purchase order pada umumnya adalah sebagai berikut:

• Nama dan jumlah barang yang akan dipesan.
• Detil perusahaan atau profil pembeli.
• Tanggal pemesanan dilakukan.
• Rincian barang. Informasi mengenai rincian barang ini bisa meliputi nama produk, jumlah yang akan dibeli, harga barangnya, serta ada tidaknya diskon pada proses pembelian tersebut.

Perincian informasi pemesanan dalam purchase order tersebut bertujuan agar nantinya tidak ada kendala yang dapat merugikan kedua belah pihak saat transaksi sudah disetujui. Dengan begitu, risiko terjadinya pembatalan transaksi di tengah jalan akan menjadi lebih kecil dan pihak penjual dapat merespon purchase order tersebut dengan akurat.