Antisipasi Perubahan Tren Bekerja Setelah Pandemi, Perusahaan Harus Perkuat Infrastruktur IT

KOMPAS.com – Pandemi Covid-19 mengubah cara perusahaan beroperasi. Salah satu perubahan yang signifikan adalah penerapan kebijakan bekerja dari rumah atau work from home (WFH).

Sayangnya, banyak perusahaan tidak menyadari bahwa infrastruktur information technology (IT) atau teknologi informasi yang dimiliki belum cukup untuk memenuhi kebutuhan WFH dan transformasi digital secara penuh.

Berdasarkan iThome 2021 CIO Survey, lebih dari 60 persen layanan IT secara jarak jauh di perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan akses remote dan menjamin keamanan bisnis.

Karyawan kerap bermasalah saat mengakses file penting dengan aman secara remote. Pasalnya, saat membuat layanan berbagi file untuk keperluan WFH, perusahaan terpaksa menyiapkan virtual private network (VPN).

Dengan demikian, karyawan perlu menggunakan file sharing Server Message Block (SMB) untuk mengakses jaringan perusahaan dari jarak jauh.

Namun, file sharing SMB sederhana tidak dapat mendukung kolaborasi pengguna dalam waktu bersamaan. Oleh sebab itu, tiap anggota tim harus mengoordinasikan jadwal edit atau melakukannya pada file terpisah. Kemudian, file tersebut digabungkan secara manual. Proses berbelit ini dapat berdampak pada penurunan produktivitas perusahaan.

Selain itu, implementasi SMB, misalnya Network Neighborhood dan drive jaringan, juga dapat meningkatkan risiko serangan siber.

Laporan keamanan siber yang dirilis Check Point Software Technologies menemukan bahwa serangan siber meningkat selama pandemi Covid-19. Di kawasan Asia Pasifik, misalnya, serangan siber melonjak hingga 168 persen secara tahunan atau year on year (YoY) pada 2021.

Untuk diketahui, pengimplementasian SMB punya risiko tersendiri. Server pada seluruh jaringan lokal akan turut terdampak, sekalipun hanya satu komputer yang terkena serangan siber.

Kerentanan pada Windows Server juga meningkatkan risiko peretasan dari jarak jauh. Selain itu, admin IT juga kesulitan memastikan keamanan lingkungan jaringan pengguna di rumah. Terlebih, phishing dan serangan man-in-the-middle juga mengintai perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan disarankan tidak menggunakan SMB untuk akses file jarak jauh, bahkan saat menggunakan VPN.

Tantangan sektor UMKM

Di sisi lain, perusahaan juga harus jeli menyesuaikan kebutuhan server baru dan anggaran yang dimiliki. Terlebih, jika perusahaan tersebut berskala usaha mikro kecil dan menengah (UMKM) yang cenderung memiliki bujet penyediaan kebutuhan IT terbatas.

Sejumlah perusahaan berskala UMKM menyiasatinya dengan menggunakan layanan berbagi dan kolaborasi file cloud publik sebagai solusi darurat. Namun, karena berbasis langganan, solusi tersebut justru membutuhkan biaya yang tinggi untuk jangka panjang.

Dengan solusi cloud publik, perusahaan sering mengalami kegagalan ketika memindahkan file mereka ke layanan cloud. Solusi tersebut juga berpotensi menyebabkan masalah duplikasi serta manajemen data di antara server lokal dan layanan cloud.

Kondisi serupa pernah dialami South African Institute for Aquatic Biodiversity (SAIAB). Seperti kebanyakan UMKM, SAIAB memiliki anggaran dan staf IT terbatas. Perusahaan ini hanya memiliki satu admin yang bertanggung jawab atas kebutuhan IT bagi 100 karyawannya.

Server Windows SAIAB dinilai tidak dapat mendukung akses file jarak jauh secara aman. Oleh karena itu, karyawan yang berada di lokasi terpencil terpaksa memanfaatkan layanan Google Drive. Sementara itu, karyawan yang bekerja di kantor pusat menggunakan Windows File Server.

Dengan mekanisme tersebut, data perusahaan menjadi tersebar di beberapa platform dan memiliki berbagai versi file. Hal ini menyulitkan karyawan untuk menemukan data yang tepat. Karyawan pun mengalami kendala ketika melakukan manajemen data.

Setelah mempertimbangkan akses file jarak jauh hybrid, keamanan, dan anggaran yang dimiliki, SAIAB menerapkan solusi server file cloud pribadi yang aman dan efisien dengan Synology Drive.

Sebagai informasi, Synology Drive merupakan salah satu fitur bawaan yang dapat di-install pada Synology NAS.

Sama seperti alat kolaborasi dari layanan software as a service (SaaS) lain, Synology Drive juga menghadirkan Synology Office.

Synology Office merupakan alat kolaborasi tim yang terintegrasi. Dengan alat ini, pengguna dapat berbagi serta mengedit file dokumen, spreadsheet, atau presentasi bersama-sama secara online.

Untuk diketahui, Synology Drive dapat diakses tanpa batas melalui browser web, aplikasi seluler, dan aplikasi desktop. Pengguna pun tidak perlu membeli perangkat lun layanan software as a service (SaaS)  ak tambahan.

Solusi tersebut memungkinkan pengguna berkolaborasi dengan lebih mudah dan cepat. Pasalnya, staf di kantor pusat dapat mengakses folder secara langsung dari desktop mereka dengan mudah.

Di sisi lain, karyawan yang bekerja secara jarak jauh juga dapat mengakses serta mengedit file yang sama melalui portal web khusus atau aplikasi seluler. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan konsistensi data di seluruh organisasi. Masalah duplikasi dan manajemen data yang rumit pun tak terjadi.

Sebagai contoh, tim IT dapat menerapkan hypertext transfer protocol secure (HTTPS) guna memastikan keamanan selama proses transfer data.

Selain itu, Synology Drive juga mengusung fitur Synology Secure SignIn. Melalui fitur ini, tim IT dapat menerapkan autentikasi bebas kata sandi. Keamanan proses login didapat menggunakan verifikasi identitas pengguna melalui perangkat tepercaya.

Pada saat bersamaan, admin IT juga dapat mengoptimalkan keamanan sistem dengan memindai kerentanan melalui Synology Security Advisor.

Sebagai lapisan perlindungan kedua, Synology menawarkan sejumlah solusi pencadangan data tingkat perusahaan tanpa biaya lisensi.

Salah satunya dengan Snapshot dari data penting di Synology Drive. Solusi ini memungkinkan perusahaan memulihkan data dalam hitungan detik jika terjadi bencana.

Selain itu, pengguna juga dapat memanfaatkan solusi Hyper Backup. Dengan solusi ini, beberapa versi server Synology Drive dapat dicadangkan ke tujuan di lokasi offsite. Lokasi tersebut termasuk network attached storage (NAS) dan penyimpanan cloud C2 dari Synology yang hemat biaya.

Bagi perusahaan, memiliki pengaturan IT yang tepat sama pentingnya dengan upaya pencegahan Covid-19. Oleh sebab itu, menyediakan layanan IT terbaik bagi karyawan merupakan harga mutlak yang harus dipenuhi.

Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai dukungan Synology dalam membantu perusahaan menyiapkan sistem manajemen serta kolaborasi file yang aman dan efisien secara cepat, Anda dapat menyaksikan webinar Synology secara gratis pada Selasa 8 Maret 2022. Klik tautan berikut untuk mendaftar.

Sementara itu, informasi selengkapnya mengenai Synology Drive dapat Anda temukan di sini.