Kontrol Kinerja

KITA sering berpikir bahwa resep sukses sebuah perusahaan adalah produk yang keren, strategi bisnis yang kuat, dan manusia-manusia yang berkompeten di bidangnya masing-masing. Nyatanya, banyak hal tidak berjalan lancar saat diimplementasikan.

Hal tersebut terlihat mulai dari kerja sama antardivisi yang tampak alot sehingga respons terhadap pelanggan pun terhambat, hingga pengambilan keputusan yang tidak jelas dan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian masalah di lapangan.

Semua itu dapat mendatangkan frustrasi pada suasana organisasi dan mungkin membuat kita berpikir, apakah telah terjadi kesalahan dalam memilih dan menempatkan orang sehingga pemimpin di organisasi ini tidak dapat menampilkan kinerjanya?

Kondisi seperti itu mungkin menjadi masalah pada banyak organisasi ketika strategi yang hebat tidak disertai dengan eksekusi yang mulus.

Dalam berorganisasi, terkadang kita lupa bahwa eksekusi adalah hal paling utama yang harus diperhatikan, sebagus atau sekuat apa pun barisan yang kita punya. Bayangkan, tentara dengan senjata paling canggih tidak akan mencapai sasaran yang sudah ditetapkan ketika personel dalam tim bergerak dengan arah yang berbeda-beda.

Di sini, terlihat betapa pentingnya kemampuan untuk mengontrol seluruh sumber daya yang dimiliki, menggerakkan, dan memastikan semua bergerak ke arah yang sama.

4 jangkauan pemikiran

Empat hal yang harus berada dalam jangkauan pemikiran setiap pimpinan kerja agar pencapaian kinerja dapat optimal adalah kontrol, akuntabilitas, pengaruh, dan dukungan.

Apa saja sumber daya yang saya miliki dan dapat dimanfaatkan dalam penyelesaian tugas serta pencapaian target? Apa ukuran keberhasilan dari kinerja saya? Dengan siapa saya harus bekerja sama agar kinerja dapat tercapai? Dukungan apa yang saya butuhkan dalam pencapaian kinerja ini?

Pertanyaan-pertanyaan itu tampak sederhana. Namun, apakah kita sudah dapat memberikan jawaban yang mendalam dari pertanyaan itu sehingga bisa memastikan kinerja berjalan sesuai strategi yang disusun?

1. Kontrol

Hal pertama yang perlu disadari setiap pekerja apa pun levelnya adalah apa saja sumber daya, baik berupa aset maupun manusia, yang bisa dia kelola dan kontrol untuk membantunya mencapai target kinerja. Jangkauan kontrol ini akan berbeda tergantung dari level jabatan serta strategi perusahaan.

Harga seluruh barang yang dijual dalam bisnis retail harus sama di cabang mana pun mereka berada, selama masih di kota yang sama.

Jenis barang pun biasanya diatur oleh bagian pembelian langsung dengan para produsen barang.

Namun, mereka dapat mengontrol jumlah dan jenis stok yang dibutuhkan di toko agar dapat mencapai target penjualan.

Mereka juga dapat mengontrol sikap dan perilaku dari para petugas dalam melayani pelanggan.

Sementara itu, para pimpinan divisi di kantor pusat dari bisnis retail tersebutlah yang memiliki kontrol terhadap distribusi, promosi, dan kontrak pembelian produk dengan para pemasok.

Perlu diketahui, setiap perubahan strategi bisnis akan berdampak terhadap perubahan tanggung jawab sehingga jangkauan kontrol dari masing-masing pemangku jabatan juga harus senantiasa ditinjau ulang.

2. Akuntabilitas

Kontrol berkaitan dengan sumber daya yang kita kelola. Namun, keberhasilan kinerja tidak selamanya berasal dari bermacam sumber daya yang dapat kita kontrol secara langsung.

Misalnya, bila kita bertanggung jawab pada kepuasan pelanggan. Faktor-faktor yang memengaruhi kepuasan pelanggan tidak selamanya dipengaruhi produk yang kita sajikan, atau kualitas manusia yang melayani. Namun, bisa saja tergantung pada kecepatan dan kemampuan kita membaca kebutuhan pelanggan.

Dalam organisasi, kita memang perlu memiliki kemampuan untuk mengukur jangkauan akuntabilitas individu. Ukuran ini bisa dilihat secara kualitatif ataupun kuantitatif. Setiap individu dalam organisasi akan lebih mudah mengatur kinerjanya jika sudah ada kesepakatan dengan atasannya, mengenai kualitas yang harus ia tampilkan dan kuantitasnya.

Jangkauan akuntabilitas ini sering diukur dengan sistem key performance indicator (KPI) ataupun key result area (KRA).

3. Pengaruh

Dengan kesadaran bahwa kunci sukses keberhasilan kinerja tidak selamanya berasal dari sumber daya yang dapat kita kontrol, seorang individu perlu memperluas rentang pengaruhnya untuk mencapai kesuksesan.

Ia harus cerdik membangun hubungan untuk dapat memperoleh data atau informasi baru yang mungkin hanya beredar dari mulut ke mulut, tapi sebenarnya dapat ia gunakan sebagai “senjata” untuk kesuksesan proyeknya. Hubungan yang baik juga dapat memengaruhi proses pengambilan keputusan agar berjalan lebih lancar.

Semakin kompleks akuntabilitas seseorang, maka ia semakin butuh peningkatan rentang pengaruhnya bila ia ingin mencapai kesuksesan.

“Silo-silo” antardivisi harus diatasi agar tidak menjadi batu sandungan dalam jalan kesuksesan. Semakin luas rentang pengaruh yang dimiliki seseorang, maka semakin tinggi probabilitasnya mencapai sukses.

4. Dukungan

Memang ada pekerjaan-pekerjaan mandiri yang tidak terlalu membutuhkan dukungan orang lain, seperti trader bursa saham yang hanya perlu peduli pada pekerjaannya sendiri.

Namun, hampir sebagian besar organisasi memiliki rantai pelayanan yang cukup panjang sehingga perlu kerja sama dari berbagai divisi yang berbeda.

Untuk memastikan adanya dukungan yang dibutuhkan dalam proses kerja nantinya, kita perlu mencanangkan tujuan bersama. Tujuan bersama ini perlu sering diingatkan kepada seluruh personel sehingga tiap orang di dalam organisasi tetap berada di lingkungan yang suportif dan bisa mencapai tujuan bersama.

Bila setiap individu dalam organisasi memahami urgensi keempat hal tadi dalam pekerjaan mereka dan melakukan penyesuaian terus-menerus terhadap keluasan jangkauannya, niscaya organisasi akan menjadi lebih dinamis dan fleksibel dalam menghadapi tuntutan disrupsi.