Catat... Jurus Hemat Biaya Operasional Kantor saat Ekonomi Sulit!

KOMPAS.com – Di tengah lesunya perekonomian, efisiensi biaya operasional perusahaan menjadi pilihan tak terhindarkan. Namun, mengurangi bahan baku atau memangkas gaji karyawan jelas bukan langkah bijak.

Bagaimanapun, kualitas layanan serta produk atau jasa tak bisa ditawar meski kondisi sedang sulit. Dalam situasi seperti ini, semua pengeluaran perlu ditinjau ulang dari berbagai sudut. Jika perlu, bicarakan tantangan tersebut dengan karyawan.

Sejumlah hal juga bisa ditempuh untuk menyiasatinya. Seperti dikutip dari Bloomberg, beberapa hal berikut ini bisa menjadi pertimbangan ketika Anda harus memangkas biaya operasional perusahaan.

Kantor dan perabotnya

Saat ini, jika usaha Anda masih memakai tempat sewaan, negosiasi ulang dengan pemilik patut dilakukan. Anda bisa mengajukan keringanan persyaratan sewa. Bila negosiasi tak membuahkan hasil, mungkin ini saat paling tepat untuk mencari lokasi baru dengan tawaran lebih baik.

Karena biaya sewa lokasi strategis biasanya terlalu mahal, Anda bisa menyiasati dengan mencari tempat yang agak jauh dari jalan utama namun tetap mudah diakses. Atau, jika modal belum memadai, Anda bisa menyulap ruangan di rumah Anda menjadi kantor sementara.

Selain tempat, tentu Anda membutuhkan perabot dan peralatan kantor lain. Solusinya, beli saja barang second-hand atau bekas yang masih layak pakai.

Sumber daya manusia

Gaji karyawan masuk dalam pengeluaran rutin dan punya porsi besar di setiap perusahaan. Karena itu, jelilah saat merekrut staf. Pastikan Anda memang benar-benar membutuhkannya.

Untuk pekerjaan tidak rutin atau berjangka waktu pendek, menyewa jasa tenaga profesional bisa jadi pilihan. Selain itu, memberikan akses kepada staf tertentu untuk bekerja dari rumah atau biasa disebut telecommute adalah salah satu solusi jitu menghemat ruang sekaligus biaya harian kantor.

Sistem bisnis 

Usahakan membayar tagihan tepat waktu. Beberapa supplier kerap menawarkan diskon minimal dua persen ketika pembayaran dilakukan 10 hari sebelum masa tenggat. Peluang penghematan semacam ini harus Anda manfaatkan.

Selain itu, Anda bisa mencoba metode barter dengan beberapa rekan bisnis. Selain dapat mengurangi pengeluaran kas, langkah tersebut juga merupakan kesempatan baik untuk mempromosikan kelebihan produk atau jasa perusahaan Anda.

Teknologi

Manfaatkan teknologi semaksimal mungkin. Jika budget promosi masih minim, misalnya, pakai saja fasilitas gratis media sosial seperti Instagram, Facebook, atau Twitter. Nanti saat bisnis mulai berkembang, Anda bisa beriklan di media-media yang cocok dengan produk atau jasa Anda.

Tak hanya promosi. Teknologi juga berguna mengurangi biaya komunikasi. Periksa ulang, apakah Anda benar-benar memerlukan 20 jaringan telepon di kantor?

Selain itu, kebanyakan karyawan sekarang akan lebih memilih menggunakan telepon genggam mereka sendiri untuk berkomunikasi. Sebagai gantinya, Anda bisa menggunakan layanan Skype, Yahoo Messenger, atau Hangouts.

Penggunaan energi

Saatnya Anda dan seluruh karyawan bijak menggunakan energi. Lampu hemat energi, misalnya, adalah solusi menghemat tagihan listrik.

Pemilihan alat elektronik keperluan kantor pun wajib diperhatikan, carilah yang paling hemat daya. Misalnya, saat Anda memilih printer. Alat ini tidak setiap saat diperlukan sehingga Anda bisa memasang mode standby ketika sedang tidak digunakan.

Kebanyakan printer masih menggunakan energi sekitar 6,5 watt pada kondisi standby, namun ada juga yang hampir mendekati nol watt. Salah satunya adalah printer laser keluaran Brother Printer yang hanya memakan listrik 0,2 watt sehingga lebih menghemat listrik.

Tak hanya itu. Seri tersebut juga bisa membantu Anda menghemat waktu. Seri MFC-L8850CDW bisa mencetak hingga 30 halaman per menit untuk cetak monokrom ataupun berwarna. Seri laser lainnya, yaitu HL-4570CDW mampu mencetak 28 halaman, sedangkan seri MFC-9330CDW dan MFC-9140CDW berkecepatan 22/23 ppm (page per minute).

Terakhir, saat kantor tutup, pastikan semua peralatan elektronik sudah dimatikan dengan benar. Pastikan kabel power untuk peralatan yang tidak dipakai tak tertancap di steker atau terminal listrik ruangan.