Inisiatif

Dalam beberapa rapat manajemen yang kami lakukan setiap bulan, sesekali kami berdiskusi tentang kondisi sumber daya manusia di perusahaan grup kami. Biasanya muncul keluhan orang-orang Jepang soal kualitas orang kita.

Kebetulan saya satu-satunya orang Indonesia dalam forum ini. Ini adalah forum yang anggotanya adalah para presiden direktur perusahaan grup kami (ada 12 perusahaan), ditambah direktur di perusahaan holding. Semua orang Jepang.

Salah satu hal yang mereka keluhkan adalah soal rendahnya inisiatif. “Shiji machi,” kata mereka. Artinya banyak orang yang hanya menunggu perintah, kalau tidak diperintah tidak bergerak. Mereka tidak tahu apa yang dilakukan selanjutnya.

Orang seperti ini memang akan jadi beban organisasi. Seorang pemimpin tidak akan sanggup memikirkan segala aspek pekerjaan organisasinya sampai detil. Bawahannya harus mengambil inisiatif, menerjemahkan arah kebijakan pemimpin ke tingkat yang lebih detil dan mengeksekusinya.

Tanpa hal itu, semua beban pikiran akan bertumpu pada pemimpin seorang saja. Kalau sudah begini, organisasi tidak akan berjalan dengan baik.

Apa itu inisiatif? Kata ini berasal dari bahasa Inggris, to initiate, artinya memulai. Mengambil inisiatif artinya memulai suatu tindakan.

Dalam hal organisasi tindakan yang kita mulai bisa merupakan sesuatu yang sama sekali baru, tapi tidak harus selalu begitu. Inisiatif dalam pengertian yang kedua bisa bermakna sebagai penjabaran strategi/kebijakan yang sudah ada.

Bagaimana mengambil inisiatif? Hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami organisasi tempat kita bekerja, lalu memahami posisi dan peran kita dalam organisasi tersebut.

Mengambil inisiatif bukan berarti kita boleh asal bertindak, yang penting memulai sesuatu. Berinisiatif artinya bertindak selaras dengan tujuan organisasi, dan sesuai dengan fungsi dan wewenang kita.

Pengetahuan tentang organisasi serta peran kita akan memastikan tindakan yang kita mulai sesuai dengan kebutuhan, serta memberi kita panduan tentang batas yang tidak boleh kita lampaui.

Yang kedua adalah hal yang lebih teknis, yaitu memahami arahan dari pimpinan. Peran kita adalah menerjemahkan arahan itu menjadi tindakan-tindakan di lapangan. Inisiatif bermakna, kita menerjemahkannya menjadi rencana tindakan yang lebih detil serta mengeksekusinya.

Tapi inisiatif bisa pula bermakna bahwa kita memperpanjang garis vektor yang sudah digambarkan oleh pimpinan. Ingat, kita hanya memperpanjang garis itu, bukan membelokkannya ke arah lain.

Kita pun harus waspada, ada batas yang tidak boleh kita lewati. Jangan mememperpanjang garis terlalu jauh.

Bolehkah kita membelokkan arah garis kebijakan? Sampai di mana batas kita dalam menarik garis perpanjangan tadi? Dalam hal ini manajemen Jepang punya konsep yang disebut horenso.

Horenso adalah nama sayur, sejenis bayam. Tapi dalam hal ini horenso adalah singkatan, hokoku (lapor), renraku (kontak), sodan (konsultasi/diskusi). Boleh saja kita berinisiatif membelukkan arah garis kebijakan yang diberikan atasan kita, tapi kita perlu berkonsultasi dengan dia.

Kita juga harus tahu sampai di mana kita harus berhenti, atau di mana kita harus belok lagi. Dalam hal ini horenso, komunikasi dengan atasan, juga dengan anggota tim yang lain harus terus dilakukan.Ada beberapa sikap praktis yang bisa kita kembangkan untuk membangun inisiatif.

1. Terus bekerja dan berpikir untuk mencari solusi. Jangan pernah menyerah ketika usaha yang kita lakukan belum mampu menyelesaikan masalah yang kita hadapi. Hanya dengan mencoba melalui berbagai cara kita akan menjadi lebih kreatif dengan berbagai ide. Ingat, ide bisa menjadi kontribusi yang paling mahal bagi organisasi.
2. Biasakan untuk bekerja lebih. Ini terkait dengan memperpanjang garis vektor tadi. Biasakan untuk mengerjakan lebih dari garis arahan yang diberikan pada kita.
3. Berpikirlah sebagai anggota tim. Kita tidak bekerja sendiri dalam organisasi. Mengambil inisiatif bisa bermakna membaca posisi posisi sejawat, lalu kita menentukan tempat kita berdiri, untuk mengambil peran di situ. Persis seperti pemain sepak bola yang memilih tempat untuk menerima umpan, mengopernya kepada anggota tim lain, atau menendangnya ke gawang lawan.
4. Biasakan untuk berbagi gagasan dan berdiskusi. Berinisiatif bisa bermakna mempengaruhi orang lain untuk menuju pada suatu arah tertentu. Menyebarkan gagasan tentang apa yang akan atau sedang kita lakukan, mengajak orang melakukannya bersama, adalah hal penting. Bila ini berhasil dilakukan, maka kita akan mendapatkan energi yang lebih banyak untuk mewujudkannya.
5. Pertimbangkan setiap kesempatan. Solusi untuk berbagai masalah boleh jadi tersembunyi di berbagai tempat. Bila kita tidak mencoba, mungkin kita tidak akan pernah sampai kepada solusi tersebut.
6. Selalu menambah pengetahuan dan keterampilan, sehingga kita selalu siap untuk penugasan baru, atau menyelesaikan masalah baru.
7. Bertanggung jawablah. Selesaikan apa yang telah Anda mulai. Bertanggung jawablah terhadap hasilnya, baik atau buruk. Jangan hanya mengklaim bisa hasil baik, dan menghindar bila ternyata hasilnya buruk. Hasil buruk tidak perlu ditangisi, tapi harus dijadikan bahan evaluasi untuk berbuat lebih baik lagi.