Memahami 5 Kunci Komunikasi untuk Kolaborasi

Oleh: Jazak Yus Afriansyah

Kolaborasi dalam sebuah korporasi untuk mencapai dan mewujudkan Visi adalah sesuatu yang sangat esensi. Sebab, semua departemen didalam korporasi tersebut tidak akan mampu berkontribusi tanpa kolaborasi dengan departemen lainnya.

Dalam kenyataannya ternyata tidak mudah untuk berkolaborasi. Salah satu penyebab utama adalah adanya hambatan atau tantangan didalam proses komunikasi. Mengapa demikian?

Seperti kita ketahui bahwa semua kolaborasi yang diupayakan pasti dimediasi oleh sebuah proses komunikasi, sehingga menguasai lima kunci komunikasi adalah wajib hukumnya bagi semua pemangku kepentingan dan semua penghuni korporasi, tanpa terkecuali!

Lantas apakah 5 Kunci Komunikasi tersebut?

Secara ringkas 5 Kunci Komunikasi yang terdiri dari: Komunikasi Verbal, Komunikasi Non Verbal, Keahlian Menyimak, Keahlian Berbicara, dan Keahlian Menulis.

Mari kita kupas satu per satu 5 Kunci Komunikasi tersebut.

Kunci pertama, yaitu Komunikasi Verbal atau komunikasi yang disampaikan melalui ucapan atau ujaran. Berkaitan dengan kunci pertama ini yang perlu diperhatikan adalah bahwa setiap komunikasi verbal diupayakan memiliki struktur yang runut agar pesan yang disampaikan mudah dipahami oleh mitra bicara kita.

Kunci kedua, yaitu Komunikasi Non Verbal. Komunikasi ini berdasarkan kajian ilmiah memiliki tingkat kejujuran sekitar 80 persen dibandingkan dengan komunikasi verbal, mengapa ini bisa terjadi?

Hal ini disebabkan Komunikasi Non Verbal dikendalikan oleh otak bawah sadar manusia atau sub-consciousness.  Akibatnya, tidak ada atau sedikit sekali peluang bagi seseorang untuk melakukan rekayasa.

Sementara itu, komunikasi verbal umumnya dikendalikan oleh otak sadar manusia, sehingga masih ada kemungkinan terjadi suatu rekayasa.

Apa saja yang termasuk kedalam Komunikasi Non Verbal?

Terdapat setidaknya lima jenis Komunikasi Non Verbal, yaitu: gerakan tubuh atau kinestesis, postur tubuh atau kecendrungan arah tubuh, kontak mata, intonasi suara, dan jarak posisi tubuh antar manusia.

Lalu apa yang perlu diperhatikan berkaitan dengan Komunikasi Non Verbal ini?

Karena Komunikasi Non Verbal ini terbukti sangat dominan dalam keberhasilan sebuah proses komunikasi untuk kolaborasi, maka sangat dianjurkan bagi kita untuk mampu membaca Bahasa Tubuh Mitra Bicara kita, dan disaat yang sama kita bisa menampilkan Bahasa Tubuh yang selaras dengan apa yang kita dan rekan kita ucapkan.

Perlu proses pembelajaran dan pelatihan yang terencana, teratur dan terukur untuk bisa melaksanakan anjuran di atas, dan pastinya semua proses tersebut memerlukan waktu!

Kunci ketiga adalah Listening Skill atau dalam terjemahan bebas disebut sebagai kemampuan menyimak. Berkaitan dengan kunci ketiga ini perlu kita pahami definisi antara hearing atau mendengar dengan listening atau menyimak.

Mendengar didefinisikan sebagai menangkap gelombang suara, sedangan listening atau menyimak adalah mendengar untuk memahami, berarti menyimak adalah proses yang dilakukan secara aktif, bukan pasif.

Apa bukti bahwa kita sedang menyimak Mitra Bicara kita?

Menyimpulkan pembicaraan, mengulang kembali apa yang disampaikan oleh mitra bicara dan bertanya untuk mengkonfirmasi adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan memastikan kita benar-benar menyimak apa yang disampaikan oleh rekan kita.

Kita lanjutkan kepada kunci keempat, yaitu Speaking Skill atau Keahlian Berbicara, barangkali Anda sudah sering berbicara hingga saat ini dan memang inilah kenyataannya bahwa kita sudah mulai berbicara sejak lahir kedunia.

Lalu mengapa kemampuan berbicara ini mesti harus terus dibahas? Bukankah itu adalah bagian dari aktifitas sehari-hari kita?

Maka jawabannya adalah justru karena ini adalah bagian dari keseharian kita, sangat wajar untuk memastikan bahwa apa dan bagaimana kita berbicara telah mencapai tujuan.

Ada dua aspek yang perlu kita ketahui berkaitan dengan Keahlian Berbicara ini, yaitu kecepatan dan kejelasan kalimat yang kita ucapkan, meskipun yang kita ucapkan adalah suatu perkara yang benar, namun jika disampaikan dengan tidak jelas dan terlalu cepat, bisa dipastikan mitra bicara kita akan mengalami “gagal paham”.

Last but not least kita menuju kepada kunci kelima, yaitu Writing Skill atau keahlian menulis, sebagaimana pada keahlian berbicara, tentang menulis saya juga yakin kita sudah terbiasa melakukannya, termasuk menulis dengan media elektronik seperti menulis email menggunakan berbagai gadget, menulis pesan di BBM, WA dan lain sebagainya.

Kemampuan menulis sebagaimana 4 Kunci Komunikasi di atas, juga memiliki peranan yang tidak bisa diremehkan, karena kalimat yang tertulis adalah mewakili diri kita, menggambarkan maksud kita dan menunjukkan kompetensi kita. 

Oleh sebab itu berkaitan dengan kunci kelima ini, berikut 6 check list yang perlu Anda miliki sebelum meng-klik “send” email Anda; pastikan email Anda telah clear, complete, concise, concrete, correct dan courteous.

Sekali lagi Kolaborasi adalah harga mati untuk berkontribusi terhadap korporasi guna mendukung realisasi Visi, dan komunikasi adalah proses yang diperlukan untuk memastikan kolaborasi di korporasi terus berjalan dengan presisi yang tinggi.

Jangan pernah menyerah untuk terus berlajar dan berlatih mendapatkan Lima Kunci Komunikasi.

Selamat Berkinerja dan Salam Sukses Selalu untuk Anda!