Ini Enam Ritual yang Harus Dijalankan Sebelum Klik "Send"

C yang kedua adalah complete atau lengkap. Salah satu sebab terjadinya gagal paham dalam komunikasi menggunakan e-mail adalah, kalimat yang disampaikan tidak lengkap alias terputus sehingga bisa menimbulkan makna yang berbeda dari makna yang diinginkan oleh si pengirim e-mail.

Misalnya ada email yang tertulis seperti ini. "Tolong kamu segera lakukan ya, jika ada apa-apa, Terima Kasih."

Kalimat di atas jelas akan membuat bingung siapa pun yang membacanya. Melakukan apa? Kapan? Di mana? Apa yang dimaksud dengan "ada apa-apa"? Dengan demikian, bisa dipastikan, e-mail tersebut masih belum lengkap.

C yang ketiga adalah concise atau ringkas. Saya pernah melihat e-mail yang begitu berkesan hingga saat ini. E-mail tersebut panjang sekali, bisa sekitar 10 baris dalam satu alinea dan tanpa spasi.

Alhasil, ketika ada orang yang menerima e-mail dari Mr X ini, maka mereka bersiap untuk bekerja lembur hanya untuk memahami maknanya yang sepertinya tidak bertepi itu. Ini terjadi karena kebetulan Mr X adalah seseorang yang memiliki kekuasaan.

Mereka yang menerima e-mail tersebut takut, jikalau salah menafsirkan e-mail yang panjang itu, maka sangat mungkin karier mereka gulung tikar dalam sekejap, tanpa ampun!

C yang keempat adalah concrete atau nyata. Ada kalanya seseorang mengirimkan e-mail untuk menyampaikan sesuatu yang sebenarnya tidak penting disampaikan melalui e-mail, atau sebenarnya pesan tersebut cukup disampaikan dengan berbicara langsung.

Misalnya, mereka ingin menyatakan pendapat untuk sesuatu yang belum tentu terjadi, masih berupa wacana, ide, sehingga hal ini akan menguras tenaga yang membaca, menimbulkan pertanyaan apakah e-mail ini perlu ditanggapi atau bagaimana. Kurang jelas dan tidak nyata.

C yang kelima adalah correct atau benar. Sebab lain mengapa kesalahpahaman banyak terjadi dalam penggunaan e-mail adalah jika ternyata apa yang disampaikan tersebut bukan sesuatu yang benar, mungkin sekadar gosip, selentingan, atau rumor.

Tentu hal tersebut sangat tidak kami anjurkan untuk dikomunikasikan via e-mail karena bukan hanya akan memicu salah tafsir. Lebih dari itu, hal ini sanggup memicu pertengkaran yang seharusnya tidak perlu terjadi.