Jazak Yus Afriansyah
Trainer

Author, Coach, Trainer.

Ini Enam Ritual yang Harus Dijalankan Sebelum Klik "Send"

Kompas.com - 28/09/2016, 08:00 WIB
Anda bisa menjadi kolumnis !
Kriteria (salah satu): akademisi, pekerja profesional atau praktisi di bidangnya, pengamat atau pemerhati isu-isu strategis, ahli/pakar di bidang tertentu, budayawan/seniman, aktivis organisasi nonpemerintah, tokoh masyarakat, pekerja di institusi pemerintah maupun swasta, mahasiswa S2 dan S3. Cara daftar baca di sini
EditorBambang Priyo Jatmiko

KOMPAS.com — Kita lanjutkan kajian yang berkaitan dengan keahlian berkomunikasi, sebagaimana pada edisi sebelumnya. Kali ini kita akan kupas komunikasi tertulis.

Komunikasi secara tertulis dengan menggunakan surat elektronik (surel) atau dikenal dengan e-mail merupakan salah satu bauran komunikasi yang paling sering dilakukan pada lingkungan kerja atau kondisi formal, menempati urutan kedua setelah komunikasi secara verbal atau berbicara langsung dengan bertatap muka.

Ada juga komunikasi secara tertulis yang menggunakan aplikasi SMS, BBM, WA, Line, dan lain sebagainya. Biasanya komunikasi tertulis dengan aplikasi ini digunakan untuk menyampaikan sesuatu yang lebih informal atau tidak terlalu resmi.

E-mail umumnya bisa digunakan untuk menyampaikan maksud dengan format yang resmi karena bisa mewakili suatu korporasi. Dengan demikian, betul bahwa penggunaan e-mail sudah seperti orang berbicara langsung dengan mitra bicaranya.

Sebagai implikasinya, banyak kita temukan miskomunikasi atau gagal paham yang terkadang berakibat fatal, yang disebabkan oleh kesalahan dalam berkomunikasi secara tertulis dengan menggunakan e-mail.

Karena itu, kemampuan komunikasi secara tertulis atau writing skill yang baik dan tepat saat ini bukan hanya pilihan, melainkan sudah menjadi kewajiban.

Berikut ini ada 6 ritual yang kami sajikan untuk memastikan e-mail yang Anda kirim tidak berpotensi menimbulkan masalah yang tidak perlu, dan justru sebaliknya akan mampu memberikan dampak positif yang Anda harapkan.

Ritual tersebut terdiri dari 6C, yang pada hakikatnya adalah beberapa cara yang mesti diikhtiarkan sebelum Anda mengeklik tombol “send” untuk mengirim pesan melalui e-mail.

C yang pertama adalah clear atau jelas. Pastikan kalimat yang kita tulis pada e-mail jelas dan tidak menimbulkan multitafsir. Jelas di sini juga berarti bahwa apa yang disampaikan spesifik dan tidak menimbulkan keraguan sama sekali.

Kalimat yang spesifik harus mampu menjawab pertanyaan mengapa, kapan, siapa, di mana, bagaimana, berapa, dan apa.

C yang kedua adalah complete atau lengkap. Salah satu sebab terjadinya gagal paham dalam komunikasi menggunakan e-mail adalah, kalimat yang disampaikan tidak lengkap alias terputus sehingga bisa menimbulkan makna yang berbeda dari makna yang diinginkan oleh si pengirim e-mail.

Misalnya ada email yang tertulis seperti ini. "Tolong kamu segera lakukan ya, jika ada apa-apa, Terima Kasih."

Kalimat di atas jelas akan membuat bingung siapa pun yang membacanya. Melakukan apa? Kapan? Di mana? Apa yang dimaksud dengan "ada apa-apa"? Dengan demikian, bisa dipastikan, e-mail tersebut masih belum lengkap.

C yang ketiga adalah concise atau ringkas. Saya pernah melihat e-mail yang begitu berkesan hingga saat ini. E-mail tersebut panjang sekali, bisa sekitar 10 baris dalam satu alinea dan tanpa spasi.

Alhasil, ketika ada orang yang menerima e-mail dari Mr X ini, maka mereka bersiap untuk bekerja lembur hanya untuk memahami maknanya yang sepertinya tidak bertepi itu. Ini terjadi karena kebetulan Mr X adalah seseorang yang memiliki kekuasaan.

Mereka yang menerima e-mail tersebut takut, jikalau salah menafsirkan e-mail yang panjang itu, maka sangat mungkin karier mereka gulung tikar dalam sekejap, tanpa ampun!

C yang keempat adalah concrete atau nyata. Ada kalanya seseorang mengirimkan e-mail untuk menyampaikan sesuatu yang sebenarnya tidak penting disampaikan melalui e-mail, atau sebenarnya pesan tersebut cukup disampaikan dengan berbicara langsung.

Misalnya, mereka ingin menyatakan pendapat untuk sesuatu yang belum tentu terjadi, masih berupa wacana, ide, sehingga hal ini akan menguras tenaga yang membaca, menimbulkan pertanyaan apakah e-mail ini perlu ditanggapi atau bagaimana. Kurang jelas dan tidak nyata.

C yang kelima adalah correct atau benar. Sebab lain mengapa kesalahpahaman banyak terjadi dalam penggunaan e-mail adalah jika ternyata apa yang disampaikan tersebut bukan sesuatu yang benar, mungkin sekadar gosip, selentingan, atau rumor.

Tentu hal tersebut sangat tidak kami anjurkan untuk dikomunikasikan via e-mail karena bukan hanya akan memicu salah tafsir. Lebih dari itu, hal ini sanggup memicu pertengkaran yang seharusnya tidak perlu terjadi.

C yang keenam adalah courteous atau santun atau sopan. Meskipun hanya disampaikan melalui e-mail, tanpa disadari banyak manusia, pilihan kata dan kalimat yang tertulis pada e-mail sesungguhnya telah mewakili siapa diri Anda, bagaimana kondisi Anda, dan bahkan bisa menggambarkan apa niat kita.

Oleh sebab itu, pastikan mulai saat ini, pilihan kata yang Anda tuangkan ke dalam e-mail adalah kata-kata yang sopan, yang santun dan beradab, sehingga ini akan meminimalkan risiko terjadinya friksi yang berujung pada konflik.

Jadi jangan lupa, jadikan ritual 6C di atas sebagai perilaku dan kebiasaan yang wajib kita miliki guna meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara tertulis melalui media elektronik, khususnya dengan e-mail.

Hal yang sama secara prinsip bisa kita aplikasikan ketika kita berkomunikasi secara tertulis dengan menggunakan aplikasi BBM, WA, SMS, dan sejenisnya.

Selamat berkinerja dan salam sukses selalu untuk Anda!

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

Baca tentang


Video Pilihan

26th

Tulis komentarmu dengan tagar #JernihBerkomentar dan menangkan e-voucher untuk 90 pemenang!

Syarat & Ketentuan
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE
Laporkan Komentar
Terima kasih. Kami sudah menerima laporan Anda. Kami akan menghapus komentar yang bertentangan dengan Panduan Komunitas dan UU ITE.
komentar di artikel lainnya
Close Ads
Lengkapi Profil
Lengkapi Profil

Segera lengkapi data dirimu untuk ikutan program #JernihBerkomentar.