Optimalisasi Perusahaan melalui Layanan "Shared Service" di Industri 4.0

PERANG dagang yang terjadi antara Amerika Serikat dan China sejak 2018 memberikan pengaruh yang sangat kuat terhadap kondisi ekonomi global. Normalisasi kebijakan moneter yang dilakukan oleh The Fed, Amerika Serikat, melalui akselerasi kenaikan tingkat suku bunga pun mengakibatkan pelemahan mata uang pada negara-negara berkembang, termasuk Indonesia.

Kondisi ini juga berdampak pada kegiatan ekonomi, khususnya ekonomi mikro, yang tentunya berpengaruh pada operasional rantai pasok (supply chain). Alhasil, harga bahan baku dari vendor dan mitra kerja pun meningkat seiring dengan tingginya nilai tukar rupiah terhadap dollar AS beberapa waktu belakangan ini.

Dengan harga tinggi dari vendor tersebut, perusahaan harus melakukan penyesuaian harga terhadap barang dan jasa yang mereka tawarkan. Perusahaan pun harus mempertimbangkan untuk efisiensi operasional mereka.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan melakukan digitalisasi pada sistem bisnis back-office melalui shared services atau layanan resource sharing.

Layanan shared services bertujuan menjadi solusi dalam memaksimalkan operasional bisnis. Menggunakan layanan ini, perusahaan tak perlu berinvestasi besar untuk teknologi dan perangkat mahal sehingga bisa lebih cost-efficient.

Tren shared services

Tren layanan shared services telah berkembang sejak 2016, khususnya untuk implementasi sistem bisnis back-office. Sistem back-office yang diuntungkan dari tren ini di antaranya human resource, finance and accounting (FA), serta general affair (travel management, document management, procurement).

Sejauh ini, perusahaan BUMN yang telah menggunakan layanan shared services adalah perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam Telkom Group, seperti Telkom Indonesia, Telkom Metra, Telkom International, Telkom Satelit Indonesia,Telkomsigma, dan Finnet. Juga, Pertamina dan Biro Klasifikasi Indonesia (BKI).

Hal ini sejalan dengan konsep shared services di mana proses HR dan FA memiliki karakteristik proses yang serupa dan juga menuntut resource yang tidak sedikit untuk melakukan operasional tinggi setiap hari berupa transaksi dan interaksi.

Implementasi layanan shared services menawarkan peningkatan produktivitas dan penggunaan biaya yang lebih hemat sehingga kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efisien serta efektif karena semua pekerjaan akan terpusat pada bisnis inti perusahaan.

Nilai tambah yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan mengimplementasikan layanan shared services antara lain berupa peningkatan keandalan yang pada akhirnya bertujuan mengoptimalkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction).

Selain itu, implementasi layanan ini dapat meningkatkan efisiensi dengan mengalihkan pekerjaan back office ke perusahaan penyedia layanan shared services, tidak lagi dikerjakan oleh holding perusahaan bersangkutan.

Dengannya, perusahaan dapat melakukan penyederhanaan dari sistem (simplification of the efforts) yang mereka miliki sekaligus memberikan insights untuk meningkatkan kinerja bisnis (insight that helps partners improve business performance) sehingga semakin terarah dan bergerak dengan cepat.

Peningkatan keandalan

Solusi shared services ini bisa meningkatkan efisiensi operasional perusahaan sekaligus tingkat keandalan layanannya. Terutama, karena penyelenggara shared services melakukan pengawasan atas jalannya layanan yang dipimpin oleh sejumlah ahli di bidangnya.

Selain itu, layanan shared services juga memberikan nilai tambah dengan memenuhi kebutuhan pelanggan melalui biaya yang kompetitif serta dapat diandalkan untuk meminimalisir risiko dan kerugian. Dalam hal ini, keamanan data menjadi bagian dari risiko dan kerugian yang diminimalisir.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa perusahaan yang ditunjuk menjadi penyelenggara shared services memiliki infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi terkini dan dapat diandalkan untuk menjaga keamanan data.