Optimalisasi Perusahaan melalui Layanan "Shared Service" di Industri 4.0

PERANG dagang yang terjadi antara Amerika Serikat dan China sejak 2018 memberikan pengaruh yang sangat kuat terhadap kondisi ekonomi global. Normalisasi kebijakan moneter yang dilakukan oleh The Fed, Amerika Serikat, melalui akselerasi kenaikan tingkat suku bunga pun mengakibatkan pelemahan mata uang pada negara-negara berkembang, termasuk Indonesia.

Kondisi ini juga berdampak pada kegiatan ekonomi, khususnya ekonomi mikro, yang tentunya berpengaruh pada operasional rantai pasok (supply chain). Alhasil, harga bahan baku dari vendor dan mitra kerja pun meningkat seiring dengan tingginya nilai tukar rupiah terhadap dollar AS beberapa waktu belakangan ini.

Dengan harga tinggi dari vendor tersebut, perusahaan harus melakukan penyesuaian harga terhadap barang dan jasa yang mereka tawarkan. Perusahaan pun harus mempertimbangkan untuk efisiensi operasional mereka.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan melakukan digitalisasi pada sistem bisnis back-office melalui shared services atau layanan resource sharing.

Layanan shared services bertujuan menjadi solusi dalam memaksimalkan operasional bisnis. Menggunakan layanan ini, perusahaan tak perlu berinvestasi besar untuk teknologi dan perangkat mahal sehingga bisa lebih cost-efficient.

Tren shared services

Tren layanan shared services telah berkembang sejak 2016, khususnya untuk implementasi sistem bisnis back-office. Sistem back-office yang diuntungkan dari tren ini di antaranya human resource, finance and accounting (FA), serta general affair (travel management, document management, procurement).

Sejauh ini, perusahaan BUMN yang telah menggunakan layanan shared services adalah perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam Telkom Group, seperti Telkom Indonesia, Telkom Metra, Telkom International, Telkom Satelit Indonesia,Telkomsigma, dan Finnet. Juga, Pertamina dan Biro Klasifikasi Indonesia (BKI).

Hal ini sejalan dengan konsep shared services di mana proses HR dan FA memiliki karakteristik proses yang serupa dan juga menuntut resource yang tidak sedikit untuk melakukan operasional tinggi setiap hari berupa transaksi dan interaksi.

Implementasi layanan shared services menawarkan peningkatan produktivitas dan penggunaan biaya yang lebih hemat sehingga kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efisien serta efektif karena semua pekerjaan akan terpusat pada bisnis inti perusahaan.

Nilai tambah yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan mengimplementasikan layanan shared services antara lain berupa peningkatan keandalan yang pada akhirnya bertujuan mengoptimalkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction).

Selain itu, implementasi layanan ini dapat meningkatkan efisiensi dengan mengalihkan pekerjaan back office ke perusahaan penyedia layanan shared services, tidak lagi dikerjakan oleh holding perusahaan bersangkutan.

Dengannya, perusahaan dapat melakukan penyederhanaan dari sistem (simplification of the efforts) yang mereka miliki sekaligus memberikan insights untuk meningkatkan kinerja bisnis (insight that helps partners improve business performance) sehingga semakin terarah dan bergerak dengan cepat.

Peningkatan keandalan

Solusi shared services ini bisa meningkatkan efisiensi operasional perusahaan sekaligus tingkat keandalan layanannya. Terutama, karena penyelenggara shared services melakukan pengawasan atas jalannya layanan yang dipimpin oleh sejumlah ahli di bidangnya.

Selain itu, layanan shared services juga memberikan nilai tambah dengan memenuhi kebutuhan pelanggan melalui biaya yang kompetitif serta dapat diandalkan untuk meminimalisir risiko dan kerugian. Dalam hal ini, keamanan data menjadi bagian dari risiko dan kerugian yang diminimalisir.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa perusahaan yang ditunjuk menjadi penyelenggara shared services memiliki infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi terkini dan dapat diandalkan untuk menjaga keamanan data.

Tujuan akhirnya tentu adalah kepuasan pelanggan demi meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan.

Penyederhanaan sistem 

Aspek kedua yang ditawarkan melalui layanan shared services adalah menawarkan nilai tambah kepada pelanggan melalui pengalaman positif yang lebih mudah dan sederhana.

Sebagai contoh, khusus untuk perusahaan dengan banyak anak perusahaan, tidak perlu lagi mendedikasikan satu orang khusus untuk mengurus sistem payroll di anak perusahaan dengan menggunakan sistem payroll masing-masing.

Dengan bantuan shared services, proses payroll di perusahaan induk dan anak perusahaan bisa menggunakan single ERP dan hanya dikelola oleh empat orang, sehingga jadi jauh lebih efisien.

Dengan mengadopsi layanan shared services, layanan ini dapat menghadirkan hingga 30 persen efisiensi bagi organisasi. Selain itu, perusahaan pun dapat berhemat dengan menghapus proses operasional pada sistem back-office perusahaan dan mengalokasikannya ke SDM yang dimiliki untuk memberikan nilai lebih bagi perusahaan melalui fungsi yang lebih taktis dan strategis.

Insights kinerja bisnis

Tujuan utama penerapan shared services adalah membuat laju perusahaan semakin terarah dan bergerak dengan cepat. Shared services pun turut memberikan nilai tambah lainnya berupa analisa data yang dapat membantu meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya.

Hal ini pun dapat dilihat oleh perusahaan melalui indikator finansial maupun performa bisnis. Data-data serta insight yang diberikan pun dapat memengaruhi perusahaan dalam mengambil keputusan, sehingga menciptakan produktivitas yang tinggi, memberikan pelayanan yang lebih profesional, menghasilkan konsolidasi dan standardisasi transaksi. Selain itu, tim pengelola juga menjadi semakin termotivasi untuk memberikan dukungan yang konsisten, andal, dan hemat biaya serta membuat proses transformasi menjadi lebih mudah.

Tantangan dan solusi dari shared services

Penyelenggaraan shared services bisa memberikan solusi dengan manfaat besar dan berkelanjutan bagi perusahaan. Akan tetapi, implementasi shared services pun tidak mudah karena perusahaan perlu melakukan perubahan manajemen untuk melakukan itu 

Perusahaan perlu fokus pada faktor penentu keberhasilannya (critical success factors) yaitu pengembangan sumber daya dan infrastruktur yang memadai (develop a plan with adequate resources and infrastructure).

Perusahaan pun perlu menyelaraskan manajemen kerja dan SDM-nya (align performance management and HR) agar bisa lebih tepat guna pada saat pengalihan fungsi dan reorganisasi.

Selain itu, yang tidak kalah pentingnya adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan (identify stakeholders) serta melibatkannya bersama manajemen senior untuk mengkomunikasikan perubahan tersebut secara efektif selama proses implementasi shared services berlangsung.

Dalam survei yang dilakukan PwC pada 2018, top management support menjadi faktor nomor satu dalam menentukan kesuksesan implementasi shared services.

Setelah mengetahui manfaat beserta tantangannya, dapat disimpulkan bahwa layanan shared services merupakan sebuah solusi nyata untuk meningkatkan bisnis perusahaan induk berikut anak perusahaannya.

Pengimplementasian shared services pun berperan sebagai upaya perusahaan dalam meningkatkan kualitas bisnis perusahaan di era digital ini. Dengan begitu, perusahaan dapat secara fokus pada peningkatan efisiensi dan efektifitas secara jangka panjang yang dapat dicapai oleh perusahaan berkat penerapan shared services.