5 Cara Menangani Komplain Pelanggan dengan Baik

Kompas.com - 21/02/2021, 11:00 WIB
ilustrasi konsumen komplain shutterstockilustrasi konsumen komplain

JAKARTA, KOMPAS.com - Masih ingat dengan kasus Eiger yang dikritik warganet akibat surat komplainnya ke Youtuber Dian Widyanarko?

Padahal youtuber tersebut me-review salah satu produk merek lokal tersebut. Review-nya juga bernada positif. Dan tidak di endorse.

Coba yuk belajar dari kasus Eiger. Bahwa perusahaan harus mampu menangani setiap komentar yang datang dari pelanggan atas produknya. Baik itu kritik, saran, keluhan, komplain, mungkin sampai gugatan perdata maupun pidana dari pelanggan.

Dalam kamus bisnis, pelanggan adalah raja. Raja harus dilayani sebaik-baiknya, termasuk saat keluhan meluncur dari bibir pelanggan.

Dari satu mulut pelanggan, dampaknya bisa ke mana-mana. Menyebar ke pelanggan lain, bahkan satu Indonesia bakal tahu. Apalagi sekarang era digital. Informasi sangat cepat menyebar, seperti kasus Eiger.

Jika tidak diatasi dengan cara yang tepat, bisnis bakal kacau balau. Nama sebuah brand yang sudah dibangun puluhan tahun, bisa rusak dalam sekejap saja.

Ibarat nila setitik rusak susu sebelanga, satu rusak, maka perusahaan kena imbasnya. Bisnis bisa hancur. Oleh karena itu, begini cara mengatasi keluhan atau komplain pelanggan yang baik dan benar, seperti dikutip dari Cermati.com.

Dapatkan informasi, inspirasi dan insight di email kamu.
Daftarkan email

Baca juga: Mengenal Investasi Surat Berharga agar Masa Depan Berjaya

  • Bersikap tenang, jangan pakai emosi

Keluhan pelanggan bisa datang kapan saja, bahkan di waktu yang tak terduga sekalipun. Keluhan tersebut dapat berupa kualitas produk, pelayanan penjual, atau lainnya.

Begitu mendapat keluhan atau komplain dari pelanggan, hal pertama yang harus dilakukan Anda sebagai pihak perusahaan adalah tidak terpancing emosi.

Anda harus menerima setiap komplein yang datang. Bersikap tenang dalam menghadapinya, apalagi jika keluhan disampaikan secara langsung oleh pelanggan. Jangan sampai raut wajah Anda menunjukkan kemarahan.

Pasti tidak mudah, mengingat Anda juga sudah lelah bekerja, bahkan stres dengan tekanan yang datang dari atasan. Kemudian harus menangani pelanggan yang marah-marah.

Namun Anda harus tetap bersikap profesional. Dengan tenang, Anda dapat berpikir jernih untuk mengatasi keluhan atau komplein pelanggan dengan kalimat atau bahasa yang tepat sehingga pelanggan pun akan mengerti dan memahaminya.

  • Menyimak dan mendengarkan komplain pelanggan

Ada tipe pelanggan yang menyampaikan komplain atau keluhan dengan berapi-api, ada yang bernada tinggi, tetapi ada pula yang diutarakan dengan sopan santun.

Dalam keadaan apapun komplain dikatakan, sebaiknya Anda tetap menyimak dan mendengarkannya sampai selesai. Dengan begitu, pelanggan akan merasa didengar dan dihargai.

Baca Juga: 4 Tips Memulai Bisnis Kecil-kecilan di Masa Resesi

  • Segera berikan solusinya

Begitu pelanggan sudah meluapkan keluhannya, dan Anda mendapatkan benang merah dari komplain tersebut, segera berikan solusinya. Solusinya jangan bersifat normatif saja, tanpa kejelasan.

Pelanggan ingin yang pasti-pasti. Misalnya Anda belanja online. Barang yang datang kualitasnya cacat, seperti kancing copot, resleting rusak, kotor, atau lainnya. Anda dapat menawarkan solusi, retur produk atau pengembalian uang.

Cara ini lebih jelas dan pasti buat pelanggan, sehingga mereka merasa itulah solusi yang tepat. Bukan malah menimpali dengan pernyataan bahwa no komplein. Membeli berarti setuju.
Toh ini murni kesalahan Anda sebagai penjual, kecuali barang penyok atau pecah yang juga menjadi tanggungjawab kurir.

  • Berikan bonus sebagai penawar kekecewaan

Apabila kesalahan terletak pada perusahaan, maka tawarkan bonus untuk mengobati kekecewaan pelanggan. Jangan sampai mereka kecewa dan tidak pernah membeli lagi produk Anda.

Misalnya keluhan pelayanan hotel buruk. Anda dapat memberikan bonus vocer diskon atau gratis menginap untuk periode lain waktu. Pasti pelanggan akan senang. Mood yang rusak dapat kembali membaik.

Baca juga: Ini Rincian Biaya Pasang Listrik Baru PLN Terkini

  • Jangan segan meminta maaf

Terlepas pelanggan benar atau salah, Anda perlu meminta maaf. Ini menjadi salah satu sikap penting dalam mengatasi keluhan pelanggan.

Bukan perusahaan Anda rendahan atau memang salah, tetapi permohonan maaf dari Anda akan membuat pelanggan lebih tenang dan merasa dihargai. Ini juga dapat mengembalikan kepercayaan mereka terhadap produk atau perusahaan Anda.

Apalagi kalau memang benar perusahaan Anda yang berbuat salah, tentu saja harus mengakui kesalahan dan meminta maaf.

Pelanggan Senang, Hati Tenang

Dalam lika liku perjalanan bisnis, pasti ada saja komplain atau keluhan datang dari pelanggan. Walaupun Anda sudah membuat produk berkualitas, pelayanan terbaik, tetap saja pasti ada yang kurang berkenan di hati pelanggan.

Tak mengapa. Namun penting untuk setiap perusahaan memberikan pelatihan atau training bagaimana cara menangani komplain pelanggan dengan tepat, baik, dan benar.
Kemampuan ini perlu dimiliki setiap karyawan, mulai dari level atas sampai bawah sebagai ujung tombak perusahaan.

Baca juga: Tahun Ini, Pemerintah Pusat Butuh 83.000 CPNS dan PPPK

Artikel ini merupakan hasil kerja sama antara Kompas.com dengan Cermati.com. Isi artikel menjadi tanggung jawab sepenuhnya Cermati.com

 



Rekomendasi untuk anda
25th

Tulis komentar dengan menyertakan tagar #JernihBerkomentar dan #MelihatHarapan di kolom komentar artikel Kompas.com. Menangkan E-Voucher senilai Jutaan Rupiah dan 1 unit Smartphone.

Syarat & Ketentuan
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE
Laporkan Komentar
Terima kasih. Kami sudah menerima laporan Anda. Kami akan menghapus komentar yang bertentangan dengan Panduan Komunitas dan UU ITE.

Terkini Lainnya

Cara Menambah Daya Listrik Berikut Rincian Biayanya

Cara Menambah Daya Listrik Berikut Rincian Biayanya

Whats New
Puncak BBI Berjalan Lancar, Telkom Hadirkan Beragam Dukungan Ekosistem Digital di Flobamora

Puncak BBI Berjalan Lancar, Telkom Hadirkan Beragam Dukungan Ekosistem Digital di Flobamora

Rilis
Riset NielsenIQ: Tingkat Konsumsi Naik, Tren Pemulihan di Tengah Pembatasan Sosial

Riset NielsenIQ: Tingkat Konsumsi Naik, Tren Pemulihan di Tengah Pembatasan Sosial

Whats New
Bank Dunia Rekomendasikan Indonesia Naikkan Tarif Cukai Rokok Untuk Dongkrak Pendapatan Negara

Bank Dunia Rekomendasikan Indonesia Naikkan Tarif Cukai Rokok Untuk Dongkrak Pendapatan Negara

Whats New
Ini Strategi Indonesia Hadapi Isu Transisi Dunia Pendidikan ke Dunia Kerja

Ini Strategi Indonesia Hadapi Isu Transisi Dunia Pendidikan ke Dunia Kerja

Rilis
Program Padat Karya Bidang Jalan dan Jembatan Serap 273.603 Tenaga Kerja

Program Padat Karya Bidang Jalan dan Jembatan Serap 273.603 Tenaga Kerja

Rilis
Tips Berbisnis Bagi Pemula Ala Bos Grab Indonesia

Tips Berbisnis Bagi Pemula Ala Bos Grab Indonesia

Whats New
Prudential Kukuhkan 40 Calon Pengusaha yang Ikut Program Kewirausahaan

Prudential Kukuhkan 40 Calon Pengusaha yang Ikut Program Kewirausahaan

Rilis
 Mata Uang Kripto adalah Uang Digital, Begini Cara Kerjanya

Mata Uang Kripto adalah Uang Digital, Begini Cara Kerjanya

Whats New
Hati-hati, Ini Konflik Pembagian Harta Warisan yang Rawan Terjadi

Hati-hati, Ini Konflik Pembagian Harta Warisan yang Rawan Terjadi

Whats New
Indonesia Jadi Anggota Dewan FAO, Guru Besar IPB: Bisa Bantu Perbaikan Data Pertanian

Indonesia Jadi Anggota Dewan FAO, Guru Besar IPB: Bisa Bantu Perbaikan Data Pertanian

Rilis
Demi Mobil Listrik, Luhut Resmikan Smelter Nikel Senilai Rp 14 Triliun di Pulau Obi

Demi Mobil Listrik, Luhut Resmikan Smelter Nikel Senilai Rp 14 Triliun di Pulau Obi

Whats New
Kasus Covid Melonjak, Konvensi Luar Biasa Kadin Tak Mendapat Izin

Kasus Covid Melonjak, Konvensi Luar Biasa Kadin Tak Mendapat Izin

Whats New
Usia Perusahaan Masih Muda, DANA Belum Mau IPO

Usia Perusahaan Masih Muda, DANA Belum Mau IPO

Whats New
Lima Upaya Kemenaker Hapus Bentuk-bentuk Pekerja Anak

Lima Upaya Kemenaker Hapus Bentuk-bentuk Pekerja Anak

Rilis
komentar di artikel lainnya
Close Ads X