Komunikasi Kepemimpinan dalam Era Kenormalan Baru

MEMASUKI tahun 2021, dunia memasuki VUCA (volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity) jilid dua. Pada awal tahun ini hingga sekarang, dunia menghadapi ancaman tak kasat mata dalam bentuk Coronavirus Disease 2019 (covid-19).

Krisis Covid 19 mengubah pola komunikasi organisasi dari segala sisi. Harvard Business Review, 2020, melalui artikel yang berjudul Lead your Business through the Coronavirus Crisis memaparkan bahwa sudah seharusnya pemimpin saat ini dapat bekerja lebih dinamis dan strategis selama pandemi berlangsung.

Pandemi memberikan tantangan sendiri bagi pemimpin organisasi. Intensnya penggunaan teknologi membuat pemimpin organisasi harus beradaptasi dengan kultur dan gaya komunikasi yang baru.

Penyebab dan pada saat yang sama, pendorong pengembangan ini adalah peningkatan penyebaran teknologi baru yang memungkinkan interkoneksi ini di tempat pertama: perangkat lunak yang mampu memahami dan memproses data dari berbagai sumber terluas, komputasi awan yang membuatnya mungkin untuk mengelola data ini pada skala yang hampir tak terbatas, jaringan transmisi data berdaya tinggi dan perangkat seluler seperti ponsel cerdas dan tablet yang menyediakan akses ke data jenis ini kapan saja, di mana saja.

Peran sentral pemimpin organisasi saat krisis adalah mengelola informasi, termasuk mereduksi kebingungan publik yang disebabkan karena misinformasi dan disinformasi ranah daring.

Ranah daring menjadi saksi bisu pertarungan asumsi dan realita terkait informasi mengenai Covid 19.

Pada masa pandemik ini, manusia telah mematenkan cara baru dalam berkomunikasi. Hal itu telah terjadi ketika rapat dan seminar menggunakan platform seperti zoom, webex dan google meet.

Platform tersebut menjadi primadona dalam sekejap karena mampu memangkas jarak, waktu dan biaya, yang berarti bahwa teknologi membuat cara berkomunikasi menjadi lebih fleksibel dan terbuka. Pekerjaan bisa dilakukan di mana saja termasuk di rumah.

Banyak perusahaan yang telah menerapkan kebijakan ini, dan di antaranya adalah Tokopedia dan berbagai pekerjaan yang bisa dilakukan secara daring. Perusahaan tersebut memberikan akses kepada karyawannya untuk bekerja dari rumah, bahkan ketika kantor telah dibuka.

Fleksibilitas dan keterbukaan dalam berkomunikasi ini berimbas pada arus informasi. Arus informasi menjadi lebih cepat dan terdistribusi dengan baik karena ada platform pendukung untuk menyampaikan kebijakan ataupun peraturan.

Akan tetapi, arus informasi yang cepat itu menimbulkan multi-interpetasi. Ini memiliki pengaruh bagi keberlangsungan organisasi.

Dalam perspektif Karl Weick, organisasi berada pada lingkungan fisik dan juga informasi. Akan tetapi, berbicara secara objektif, lingkungan informasi sebuah organisasi tidak ada.

Sebaliknya, individu yang memengaruhi lingkungan informasi suatu organisasi melalui proses enactment. Proses enactment menunjukkan bahwa anggota organisasi yang berbeda akan menanamkan input informasi dengan makna yang berbeda dan karenanya menciptakan lingkungan informasi yang berbeda (Miller, 2012, p. 68).

Pengikut dalam organisasi menganggap pemimpin organisasi sebagai ‘source of valid information’, sehingga peran pemimpin perlu terus memberikan fakta terkini dengan tingkat akurasi yang tinggi.

Oleh karenanya, situasi ini menuntut para pemimpin untuk: menginformasikan lebih jujur, lebih terbuka, selalu up to date, dan atas dasar "kesetaraan pijakan"; terus-menerus jelaskan perubahannya; bangun kepercayaan diri dalam organisasi; mendengarkan dengan penuh perhatian dan berperan aktif dalam dialog; berkomunikasi kurang top-down dan jauh lebih intensif dari bawah ke atas.

Tujuannya, dalam model pengorganisasian Weick adalah mengurangi kesetaraan (equivocality) dalam lingkungan informasi; ketidakpastian yang melekat dalam lingkungan informasi yang samar-samar sehingga menimbulkan banyak interpretasi dalam peristiwa tertentu.

Saluran media komunikasi digital sangatlah beragam sehingga saat ini pesan dapat menjangkau seluruh komponen perusahaan/organisasi sesuai dengan jenis dan target pesan yang lebih spesifik.

Dalam situasi krisis seperti Covid 19, sudah seharusnya juga pemimpin organisasi perlu melakukan komunikasi yang kontinyu dan terintergrasi.

Agile leadership in new normal

New Normal menjadi momentum bagi pemimpin untuk melakukan adaptasi terhadap berbagai cara baru dalam berkomunikasi, baik secara konten maupun konteks. Kunci keberhasilan pemimpin organisasi dalam berkomunikasi akan tercermin dalam kualitas koordinasi dan sinergi antar pihak terkait dalam penanganan Covid 19 ini.

Apabila jaringan komunikasi sudah terjalin baik maka kualitas informasi juga akan lebih valid dan dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga memang sudah seharusnya setiap anggota organsasi berhak menerima pesan yang akurat setiap saat.

Selain itu, informasi yang lengkap juga dapat membantu pemimpin untuk memutuskan keputusan yang rasional di tengah pandemi yang penuh dengan ketidakjelasan dan ketidakpastian informasi.

Komunikasi kepemimpinan yang terintergrasi dengan baik dapat memperkecil timbulnya resiko konflik informasi horizontal dan vertikal yang lebih besar.

Dalam era teknologi, pendekatan komunikasi yang bottom-up semakin menguat. Memimpin tanpa melihat tim yang dipimpin daalam jangka waktu yang lama merupakan suatu kondisi yang tidak pernah dibayangkan sebelumnya oleh para pemimpin organisasi dimanapun.

Gaya kepemimpinan ‘teamwork – based’ yang mana pemimpin organisasi memiliki kendali sentral menjadi pendekatan yang dinilai paling jitu dalam proses mengorkestrasi gugus tugas pekerjaan kepada karyawan setiap harinya.

Melalui pendekatan tersebut, maka anggota tim tetap berada dalam sistem kendali operasi organisaasi demi target pekerjaan yang telah ditetapkan bersama.

Menumbuhkan kepercayaan adalah tugas utama pemimpin organisasi saat proses bekerja dari rumah dilakukan, proses membangun pola pikir (mindset) perlu dilakukan dengan sabar dan konsisten.

Berbagai platform teknologi seperti media sosial, aplikasi meeting dan konferensi menjadi saksi bahwa gaya komunikasi formal terkonversi menjadi komunikasi informal dalam hubungan kerja antara atasan dengan bawahan. Komunikasi informal perlu dikedepankan dan menguatkaan kemampuan berempati menjadi penting dipraktekan kepada semua pihak terkait dalam organisasi.

Pemimpin organisasi perlu menyisihkan lebih banyak waktu untuk menghabiskan waktu bersama anggotanya guna menjaga tingkat kewarasan dan mengawal agar tingkat kecemasan selama masa PSBB tidak terus meninggi karena beban pekerjaan yang diberikan.

Hal ini menjadi tantangan bagi pemimpin organisasi yang tetap mengejar dan meraih target pekerjaan namun dengan gaya komunikasi yang informal namun tetap dapat mampu mengarahkan, mengendalikan dan mengefesiensikan gugus tugas pekerjaan agar tetap sesuai tujuan awal yang telah ditetapkan.

Walaupun pendekatan komunikasi informal, namun dalam praktek manajerialnya pekerjaan anggota organisasi harus tetap dapat diukur dengan indikator, instrumen dan sistem evaluasi yang terukur juga dapat dipertanggungjawabkan.

Pendekatan komunikasi kepemimpinan yang demokratis, Craig E. Johnson dan Michael Z. Hackman (2018) mengatakan bahwa pada iklim yang demokratis, pemimpin cenderung melibatkan publik dalam menentukan tujuan. Mereka menganggap kreativitas akan lebih besar dan akan ada dukungan berbasis tujuan yang lebih luas jika partisipasi tinggi.

Penerapan transformasi digital seperti internet of things (IoT) dan kecerdasan buatan (AI) semakin masif digunakan lintas industri, misalnya adanya digitalisasi jasa layanan pelabuhan melalui ‘Smartport” yang sedang mulai dipraktekan oleh PT Pelabuhan Indonesia II.

Salah satunya adalah industri retail yang memanfaatkan IoT untuk mendukung bisnisnya, mulai dari memantau stok, memonitor mesin distribusi, sampai menyelesaikan masalah pelanggan. Terlebih dengan keberadaan teknologi, hal ini membuat pemimpin memiliki banyak cara.

Teknologi baru harus membantu platform digital yang membuatnya lebih mudah untuk berbagi informasi, pengetahuan, dan konten dan tiba secara bersama dan “secara demokratis” di temuan baru atau untuk mengimplementasikan ide-ide kreatif karyawan ke dalam solusi baru dengan sangat cepat; perangkat seluler yang memberi semua individu tingkat otonomi yang lebih besar dan memungkinkan mereka untuk membentuk hari kerja mereka lebih individual sesuai dengan kebutuhan mereka; dan forum diskusi yang secara umum dapat diakses di mana ketidakpuasan, kejengkelan, dan kritik, serta pengalaman dan keberhasilan yang positif, dapat dibagikan dan dikomentari.

Terlepas apakah kita sedang menghadapi New Normal atau tidak, seorang pemimpin harus lincah. Pemimpin yang lincah akan memengaruhi bagaimana respon suatu organisasi terhadap berbagai stimulus yang muncul.

Dalam perspektif komunikasi kepemimpinan, pemimpin akan langsung memberitahukan update informasi terbaru tentang perubahan yang terjadi. Ada sebuah manifesto yang dibuat pada Februari 2001 yang disebut The Agile Manifesto.

Ada empat prinsip dalam manifesto ini: (1) individu dan interaksi atas proses dan alat; (2) bekerja perangkat lunak melalui dokumentasi yang komprehensif; (3) kolaborasi pelanggan atas negosiasi kontrak; (4) menanggapi perubahan setelah mengikuti rencana (LeMay, 2019, p. 16).

Aspek inti dari kelincahan baru ini adalah orientasinya jauh dari linier, perencanaan lebih lanjut, dan menuju pendekatan yang berulang-ulang terkait situasi, juga alih-alih mengejar rencana yang tetap dan ditentukan, manusia memilih untuk proses berulang yang terus-menerus menyelaraskan diri melalui loop umpan balik yang berkelanjutan.

Dalam aspek komunikasi kepemimpinan, kepemimpinan yang lincah cenderung mengesampingkan aspek hierarki. Mereka lebih fleksibel dengan persoalan struktur.

Kecenderungannya adalah bahwa pemimpin yang agile menempatkan people sebagai corong utama, sehingga komunikasi ini akan berjalan dua arah. Komunikasi yang terus berjalan akan membentuk fondasi kepercayaan. Terlebih, tanpa kepercayaan, pengambilan keputusan organisasi dan implementasi strategi akan gagal. (James & Wooten, 2005, p. 146).

Banyaknya platform untuk berkomunikasi harus dimanfaatkan dengan baik oleh pemimpin saat ini untuk membangun rasa percaya. Opsi untuk menggunakan blended communication terbuka.

Terlebih, Pemimpin tangkas menampilkan kecenderungan tinggi untuk inovasi dan eksplorasi, sehingga inovasi-inovasi akan bermunculan di era New Normal ini. Pada konteks situasi pandemi Covid 19 seperti saat ini, penerapan agile leadership ini akan sangat relevan karena sifat perubahannya yang konstan.

Selain itu, para pemimpin yang tangkas ini akan jauh lebih mudah beradaptasi dengan keadaan dan merumuskan jalan keluar yang sesuai dengan situasi ini serta berpikir jangka panjang. Ditambah, pemimpin yang agile adalah pemimpin yang menyambut perubahan dalam menyambut berbagai ketidakpastian yang terjadi selama situasi krisis Corona berlangsung.

New Normal and Pattern of Communication

Covid 19 membuat gaya komunikasi pemimpin organisasi semakin dinamis dan interaktif. Mereka harus terus aktif mengolah dan mengunggah informasi dan data terkait krisis dengan sangat cepat.

Keterbukaan dan transparansi komunikasi pun menjadi demikian penting saat situasi genting saat ini. Perubahan gaya komunikasi pemmpin organisasi saat Covid 19 meliputi penekanan pada faktor isi pesan, mereka juga belajar cara penyampaian pesan agar lebih humanis, eksplisit, taktis dan agresif.

Makna agresif dalam situasi krisis berarti bersikap menjadi terlalu komunikatif menjadi hal yang sangat wajar disini, karena segala sesuatunya perlu perhatian ekstra dan pengawalan pekerjaan super ketat karena jarak jauh yang memisahkan.

Kecepatan menjadi senjata utama dalam berkomunikasi langsung dengan atasan dan rekan kerja mereka, mencari informasi dan data, dan terus membuat roda organisasi dapat terus berjalan walau dilakukan secara ‘remote’.

Prinsip komunikasi kepemimpinan saat krisis menyatakan kegagalan pemimpin disebabkan karena ketidakberhasilan mereka dalam memberikan arahan secara detil dan cepat kepada bawahan.

Hal in membuktikan apa yang disampaikan Solomon (2015) bahwa kehadiran (presence) dan menjadi terlihat (visible) merupakan dua indikator utama bagi pemimpin organisasi yang efektif dalam mengarungi situasi krisis.

Kepiawaian pemimpin dalam mengolah dan men ‘delivery’pesan perlu juga disikapi oleh pola pikir yang kritis dalam mencerna informasi agar dapat terhindar dari bencana komunikasi ‘chaotic communication’.

Terlebih, pada saat pandemik terjadi, situasi perusahaan dan organisasi membutuhkan perubahan. Mereka perlu menyesuaikan diri dengan kondisi masyarakat saat atau pasca-pandemic di kemudian hari.

Adaptasi perlu dilakukan setiap pemimpin perusahaan saat ini dan perubahan kebijakan perlu dikomunikasikan dengan baik dan terarah oleh anggota organisasi, sehingga implementasi kebijakan baru dalam institusi maupun perusahaan lebih optimal.

Pemimpin organisasi perlu melaksanakan pola komunikasi yang lebih terstruktur di tengah pandemic Covid 19. Kebijakan yang diputuskan juga perlu dihasilkan dengan kendali komunikasi yang tertata. Hal ini penting guna menghindari misinformasi, disinformasi bahkan malinformasi dalam situasi krisis.

Pesan yang disampaikan dalam situasi krisis yang cenderung spontan dan tidak terencana, menjadi ciri khas pesan yang perlu direncanakan lebih matang dalam proses penyampaian informasi kepada publik.

Saya meyakini ada beberapa karakteristik pemimpin organisasi yang efektif saat situasi krisis seperti pandemi Covid 19.

Pertama, pemimpin harus tampil kepermukaan, berada di depan, berbicara kepada publik dengan fakta terkini, tegas, dan mengambil keputusan dengan lugas. Tidak semua hal bisa didelegasikan, dalam krisis pemimpin organisasi sebaiknya tidak terlalu sering mendelegasi tugas.

Kedua, dalam situasi krisis pemimpin organisasi harus memiliki daya tahan pribadi dan daya juang tim yang kuat (strong leadership resilience), ketika krisis semua organisasi akan masuk pada metode bertahan (survival mode).

Dalam situasi seperti ini, karakteristik yang ketiga adalah pemimpin dituntut memiliki daya kreativitas di atas rata-rata dalam menghadapi berbagai situasi yang tidak bisa ditebak. Sudah seharusnya pemimpin mengedepankan dialog rutin bersama tim saat krisis terjadi, memikirkan berbagai alternatif solusi dari hadirnya berbagai permasalahan baru saat pandemi Covid 19 berlangsung.

Terakhir adalah komunikasi empati dengan pendekatan naratif (good story teller), pesan yang disampaikan dengan rasa, maka akan menguatkan informasi yang sebelumnya sudah akurat, transparan dan terbuka. Hal ini sangat efektif dalam menguatkan pengaruh serta menambah tingkat kepercayaan pemimpin dalam suatu organisasi atau perusahaan.