Merancang Kantor Masa Depan

MESKIPUN sudah sering dibahas, banyak perusahaan masih mengalami kegamangan tentang cara menata kantor dalam waktu dekat.

Bila kita melewati daerah tempat gedung tinggi perkantoran berada, misalnya, terasa bahwa perubahan memang sudah terjadi.

Dulu, sampai lewat pukul 21.00 sekalipun, masih banyak lampu menyala terang di gedung perkantoran. Hal ini menunjukkan bahwa masih ada aktivitas di balik jendela-jendela itu. Namun, sekarang, bisa kita lihat bahwa kebanyakan kantor sudah mematikan lampu pada jam-jam tersebut.

Banyak perubahan terjadi selama hampir dua tahun terakhir. Ada perusahaan yang memperkecil kantornya, baik area fisik maupun sumber daya manusia untuk dapat terus bertahan. Namun, ada juga perusahaan yang bisnisnya terus berkembang di tengah masa pandemi Covid-19 sehingga mereka bisa terus merekrut karyawan baru.

Ketika membahas kemungkinan untuk bekerja kembali di kantor, tak jarang mereka pun kebingungan. Sebab, ternyata jumlah karyawan yang dimiliki selama masa bekerja di rumah (WFH) sudah melebihi kapasitas ruangan fisik yang dimiliki kantor.

Tidak hanya itu, ada juga perusahaan yang mempertanyakan kesiapan untuk kembali mengubah gaya bekerja, dari kenyamanan bekerja dari rumah yang dirasakan saat ini menjadi seperti sebelum masa pandemi dulu.

Pimpinan perusahaan juga mengalami kebingungan memutuskan sistem bekerja terbaru. Pasalnya, di satu sisi, perusahaan harus menjaga kesehatan setiap karyawan yang juga sudah mulai terampil bekerja jarak jauh. Namun, di sisi lain, perusahaan tetap membutuhkan central hub, alamat, dan headquarter kantor.

Di sinilah kita perlu cermat membuat strategi kantor masa depan dengan memperhitungkan penghuni kantor yang nantinya didominasi oleh generasi Z (gen Z). Seperti diketahui, gen Z memiliki konsep berkantor berbeda dengan para seniornya, yakni generasi baby boomers.

Kriteria kantor masa depan

Mengingat penghuninya berbeda preferensi, kebiasaan, serta penguasaan teknologi, fungsi kantor masa depan akan berubah juga.

Kita sudah mengalami perubahan layout kantor. Dari masa-masa yang kaku terkotak-kotak dengan adanya kubikel berubah menjadi open space yang memungkinkan karyawan bekerja tanpa penyekat.

Dengan perubahan pesat yang dipicu pandemi, kita terpaksa mengkaji ulang cara merancang kantor yang cocok dengan keadaan dan kebutuhan saat ini.

Hal yang pasti, kantor haruslah menjadi tempat yang kaya kolaborasi, mengakomodasi hubungan antarkaryawan, dan kondusif untuk melakukan pelatihan serta rapat-rapat intensif yang dapat mengembangkan inovasi.

Pada konferensi yang diselenggarakan oleh perusahaan penyedia perangkat audiovisual, Webex, sang analis Zeus Kerravala mengemukakan bahwa kantor masa depan kurang lebih akan berbentuk seperti universitas.

Di kantor tersebut, pertemuan tatap muka atau secara fisik hanya terjadi sekitar dua kali seminggu saja. Sementara, sebagian besar pekerjaan diselesaikan di rumah.

Dengan perubahan tersebut, kita mau tidak mau perlu mengganti konsep tentang meja kerja. Dari satu meja yang hanya digunakan oleh satu karyawan yang sama menjadi konsep hoteling atau hot desking, yaitu tempat tertentu yang bisa dipakai bergantian tergantung siapa yang membutuhkannya.

Kita dapat memanfaatkan beberapa perangkat baru yang tersedia, seperti desk hub yang dapat mempermudah pengorganisasian tempat duduk serta penjadwalan pertemuan-pertemuan secara efisien.

Setiap karyawan dapat memeriksa ketersediaan tempat kosong untuk ia bekerja di kantor pada hari itu. Ia juga dapat melakukan pemesanan meja atau ruangan rapat pada jauh sebelum hari pelaksanaan. Dengan begitu, ia dapat mengatur waktu bekerjanya dengan lebih efisien.

Dok. EXPERD Eileen Rachman.

The collaboration platform

Apa pun bentuk kantor hybrid, hal yang terpenting adalah kantor tersebut harus bisa menunjang kolaborasi dan engagement karyawan. Setiap karyawan dapat memilih bekerja dari rumah ataupun di kantor, dan dapat dengan mudah mengirim pesan, bertemu, bertelepon, berbagi dokumen, serta terhubung dengan yang lain.

Kegiatan bekerja di rumah dan di kantor perlu terintegrasi dengan baik serta seamless tanpa kendala. Kantor pun harus memiliki fasilitas beyond video conferencing.

Oleh karena itu, manajemen harus mempelajari betul kualitas komunikasi yang terjadi semenjak metode bekerja secara remote berkembang dan cara membangun infrastruktur yang efektif. Komunikasi yang terjadi harus diupayakan sealamiah mungkin, fatigue free, dan menggali semua kapasitas berkolaborasi.

Mengutip istilah the devil's in the details, setiap detail, sekecil apa pun, sangatlah penting karena akan membawa dampak yang berarti.

The remote first mentality

Saat ini, banyak perusahaan berusaha untuk merancang desain kantor sekreatif mungkin guna mendorong para karyawan agar senang datang ke kantor.

Misalnya, membuat layout kantor yang mirip dengan kafe atau coworking space. Dengan konsep ini, karyawan memiliki kebebasan memilih area bekerja yang disukai agar bisa berdiskusi secara serius ataupun sekadar untuk mendapatkan privasi penuh.

Namun, hal lain yang perlu diingat adalah pentingnya memastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan berita terbaru seputar perkembangan perusahaan dari pengumuman yang biasanya kita tempel di setiap sudut kantor.

Kita harus bisa memastikan kebiasaan berbagi informasi yang dilakukan dan penyebaran informasi mampu menjangkau seluruh karyawan yang berada di pelosok mana pun juga. Sebab, the future of work is remote.

Sentuhan “play”, kreativitas, dan inovasi

Kesempatan untuk merancang ulang layout kantor juga memberi kesempatan kita untuk mengatur ruangan agar brainstorming, design thinking, dan inovasi bisa tercipta.

Suasana yang menarik itu bisa menjadi pelipur dan tense release bagi karyawan yang terpaksa bekerja dari jauh karena jarak rumah yang kurang efisien ataupun mempunyai kendala lain. Karyawan yang terpaksa harus beroperasi dari kantor pun akan merasa nyaman dengan situasi yang tidak monoton ini.

Kebanyakan pimpinan perusahaan meramal bahwa untuk sebuah hybrid office, luas ruangan yang dibutuhkan akan berkurang. Meski demikian, membangun hybrid office sangat membutuhkan empati serta pengertian agar suasana baru yang mesra dan inovatif tetap terjaga.