Pentingnya Mewariskan Tacit Knowledge

ADA seorang Chief Executive Officer (CEO) sekaligus pemilik dari salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang dikenal genius. Bahkan, banyak orang di sekitarnya mengatakan bahwa dirinya memiliki indra keenam yang selalu bisa mengendus kesempatan. Padahal, ia tidak pernah duduk di bangku kuliah.

Ternyata, ketajamannya untuk melihat peluang itu sudah diasah sejak lama. Sejak masa remaja, ia dilepas oleh orangtuanya untuk bereksplorasi mencoba segala kemungkinan.

Hal itu menunjukkan bahwa kesuksesannya tidak diraih hanya karena ia pekerja keras, tetapi juga karena ia memang pembelajar.

Hingga saat ini, walaupun sudah memiliki puluhan ribu karyawan, ia tetap bertemu dengan mitra-mitra bisnisnya dan melakukan networking secara teratur.

Sayangnya, ketika ia lengser dari berbagai kegiatan operasional perusahaan, mulai terlihat kepincangan keterampilan dan pengetahuan dari para penerusnya.

Para manajer, bahkan level direktur sekalipun, tidak bisa mengimbangi kepiawaiannya dalam mengendalikan perusahaan dan melakukan beragam hal teknis yang biasa ia lakukan.

Perusahaan sudah berusaha untuk mencari pengganti yang sudah berpengalaman, tetapi tetap saja ada kesenjangan pengetahuan yang sangat jauh antara dirinya dan para suksesornya.

Pada dasarnya, kondisi serupa tidak hanya terjadi pada perusahaan tersebut. Berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintahan, sering kali kesulitan untuk menurunkan kepiawaian para begawan senior kepada para bawahan.

Padahal, beragam pelatihan sampai pendidikan formal pun sudah diberikan kepada para junior, lengkap dengan beragam fasilitas terbaru dan interaktif. Tujuannya, agar transfer ilmu dapat dilakukan dengan santai, tetapi tetap lancar.

Ilmu yang didapatkan melalui pengalaman, diskusi dengan pelanggan, serta trial and error itu disebut sebagai tacit knowledge. Sayangnya, sering kali ilmu ini tidak tercatat dan hanya tersimpan di benak pemiliknya. Bahkan, kadang tidak disadari bahwa tacit knowledge merupakan aset yang sangat berharga.

Sementara itu, ilmu yang didapatkan di universitas, yang sudah diuji coba, disahkan melalui berbagai eksperimen, dituangkan dalam jurnal maupun buku-buku sebagai teori yang sudah sah untuk dipelajari, dan dijamin kebenarannya disebut sebagai explicit knowledge.

Dalam praktiknya, penggunaan pengetahuan eksplisit tanpa adanya pengolahan menggunakan pengetahuan tacit, tidak dapat memberikan value adding.

Pasalnya, semua orang bisa mendapatkan pengetahuan eksplisit dan melakukan hal yang sama. Namun, pengetahuan tacit diperoleh dari pengalaman dan tergantung persepsi para pemiliknya.

Pengetahuan itulah yang dapat memberikan nilai berbeda-beda tergantung bagaimana cara kita mengolah pengetahuan tersebut. Tacit knowledge is intangible knowledge acquired from experience and insight.

Dok. EXPERD Eileen Rachman

Masalahnya, sering kali para individu pemilik tacit knowledge tidak menyadari bahwa pengalaman dan pengetahuannya tersebut sangat berharga untuk diberikan kepada orang lain sebagai pembelajaran. Banyak orang menyebutnya sebagai “It’s what we know that we don’t know”.

Biasanya, pemegang tacit knowledge perlu didorong dengan pertanyaan-pertanyaan, seperti “Apa tiga strategi kunci Anda dalam berjualan?”.

Dari pertanyaan itulah, mereka baru menyadari bahwa ia memiliki kekhasan yang membedakannya dengan orang lain. Hal ini akan sangat bermakna bila ia ingin membantu orang lain untuk meraih kesuksesan yang sama.

Pentingnya tacit knowledge

Untuk diketahui, tacit knowledge adalah kemampuan praktis dan intuitif seseorang untuk memecahkan masalah, berinovasi, dan membuat keputusan-keputusan yang cerdas. Bisa dibayangkan situasinya bila suatu organisasi diisi oleh orang yang hanya menguasai teori, tidak kuat dalam praktik ataupun pengalaman.

Karenanya, perusahaan juga perlu berhati-hati ketika seorang pemegang tacit knowledge meninggalkan perusahaan atau sudah tidak berfungsi lagi. Sementara, seluruh pengalaman hanya tersimpan di benaknya dan tidak pernah dibagikan kepada siapa pun dalam organisasi sehingga tidak bisa dimanfaatkan lagi.

Biasanya, perbaikan sistem dan prosedur kerja sebuah perusahaan dilakukan karena terdapat penyesuaian dalam praktiknya. Namun, penyesuaian yang tidak tercatat dan hanya diketahui oleh individu yang melakukan modifikasi, akan hilang dengan sendirinya. Penerusnya pun akan kehilangan jejaknya.

Cara membagikan tacit knowledge

Karena kehadiran tacit knowledge sering tidak disadari oleh si empunya, dibutuhkan strategi yang lebih terstruktur untuk membantu proses transfer antara pemilik pengetahuan dan rekan-rekan kerjanya.

Contohnya, strategi yang dilakukan sebuah perusahaan konsultan dunia. Mereka membuat program makan siang antara para pensiunan dan talent di perusahaannya. Program ini membiarkan mereka mengobrol tanpa bisa mengontrol apakah terjadi perpindahan pengetahuan atau tidak.

Itulah yang sering disebut sebagai socially constructed learning. Situasi tersebut memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan dan tumbuhnya ide-ide baru sebagai hasil sharing dan obrolan yang bersifat informal.

Strategi lain adalah working out loud. Strategi ini biasa dilakukan oleh para ahli bedah di ruang operasi ketika mengajarkan para juniornya apa yang sedang ia lakukan. Narasi-narasi ini tidak mungkin ada di buku teori mana pun.

Kita sering tidak menyadari bahwa perusahaan yang sukses adalah mereka yang berhasil mengumpulkan cerita-cerita seputar praktik perusahaan, memberi konteks pada fakta-fakta yang ada sehingga interpretasinya pun menjadi lebih kaya. Ini membuat informasi informal tersebut bertransformasi menjadi pengetahuan yang siap diakses oleh mereka yang membutuhkan.

Hal lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan evaluasi intensif seusai pelaksanaan proyek sehingga lesson learnt terhadap semua kesalahan, perbaikan, dan kesuksesan bisa dicatat. Dengan demikian, perusahaan dapat mengumpulkan studi-studi kasus yang bisa diinventarisasi dan diteliti untuk menjadi bahan pembelajaran pada kemudian hari.

Jadi, bila ingin membentuk organisasi yang smart dengan bobot pengetahuan yang kuat, diperlukan sasaran yang jelas bahwa kita akan melakukan knowledge management yang terstruktur dengan cermat dan mengembangkan atmosfer belajar yang nyaman.

Kemudian, implementasikan prinsip-prinsip mentoring dan promosikan bahwa practice intelligence itu penting dan sangat bermanfaat untuk membawa perusahaan menjadi yang terdepan.