Administrasi Adalah: Pengertian, Tujuan, Unsur, Jenis, dan Fungsinya

Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta.

Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

Baca juga: Tingkat Literasi dan Inklusi Keuangan Nasional Rendah, OJK: Pelajar Indonesia Rentan dari Sisi Keuangan

4. Kepegawaian

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

5. Keuangan

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha

Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

Baca juga: Dorong Milenial Punya Hunian, Perumnas Gelar Festival KPR Hunian Pemuda

Ciri-ciri administrasi

Dikutip dari buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk, ciri-ciri administrasi adalah sebagai berikut:

1. Terdiri atas sekelompok orang

Administrasi tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang saja. Administrasi memerlukan sekelompok orang untuk saling bekerja sama. Maka dari itu, ciri-ciri administrasi yang paling utama adalah terdiri dari kumpulan orang yang memiliki tujuan sama.

2. Menjalin kerja sama

Administrasi perlu dilaksanakan dengan bekerja sama dalam mewujudkan sebuah tujuan bersama. Oleh karena itu, kerja sama menjadi ciri yang wajib ada agar sistem administrasi dapat berjalan dengan optimal.

3. Memiliki tujuan yang harus dicapai

Salah satu alasan adanya administrasi adalah usaha untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Oleh karena itu, administrasi diperlukan untuk membuat sekelompok orang bekerja sama dan berusaha untuk menuju ke arah yang sama, yakni tujuan bersama.

4. Adanya proses kegiatan usaha

Sebuah sistem administrasi perlu memiliki proses kegiatan usaha tertentu. Proses kegiatan usaha menjadi ciri penting dari sebuah administrasi. Proses ini bisa dipahami sebagai suatu rangkaian kegiatan usaha untuk menciptakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Terakhir, ciri administrasi adalah kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Tiga hal ini perlu dilaksanakan untuk membuat sebuah perusahaan atau organisasi dapat mencapai tujuannya.

Baca juga: Daftar 10 Orang Terkaya di Indonesia 2022 Versi Forbes

Fungsi administrasi

Administrasi memiliki beberapa fungsi penting yang harus dilaksanakan. Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut: 

1. Fungsi perencanaan

Pertama, fungsi administrasi adalah perencanaan. Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya.

2. Fungsi penyusunan