Administrasi Adalah: Pengertian, Tujuan, Unsur, Jenis, dan Fungsinya

JAKARTA, KOMPAS.com - Administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Dengan administrasi yang baik, perusahaan maupun organisasi bisa tetap bertahan dan terus berkembang. Lantas, apa itu administrasi? 

Pengertian administrasi

Kata adminsitrasi adalah berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare yang berarti memberikan layanan dan bantuan.

Dikutip dari buku 'Pengantar Ilmu Administrasi' (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan dari berbagai hal untuk mewujudkan tujuan bersama.

Baca juga: 2 Proyek Jokowi Hubungkan Jakarta-Surabaya: Kereta Cepat dan Semi Cepat

Pada dasarnya, administrasi adalah salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Dalam hal ini, pengertian administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yaitu dalam artian sempit dan artian luas. 

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan.

Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi adalah bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan.

Baca juga: Semen Indonesia: Penghargaan BUMN Awards 2022 Memotivasi Perseroan

Dengan demikian, pengertian administrasi adalah bentuk aktivitas dengan ketatausahaan kantor yang meliputi tulis-menulis dan pekerjaan kertas lainnya.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu.

Sementara itu, menurut Siagian, administrasi adalah suatu proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Bisa dikatakan, dalam arti luas, administrasi adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Baca juga: Cara Bayar Pegadaian Online lewat m-Banking BRI, BNI, Mandiri dan BCA

Tujuan administrasi

Dikutip dari Gramedia.com, administrasi adalah hal yang dibutuhkan oleh setiap organisasi atau perusahaan. Adminitrasi sangat membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan perencanaan hingga pengembangan kegiatan dalam upaya mencapai tujuan tertentu.

Secara umum, tujuan administrasi adalah sebagai berikut:

1. Menyusun program usaha

Dalam menyusun program usaha ini, setiap perusahaan atau organisasi selalu membutuhkan informasi atau data sebagai acuan. Cara untuk mendapatkan informasi atau data biasanya didapatkan melalui sebuah kegiatan administrasi.

2. Evaluasi kegiatan organisasi

Setelah menyusun program usaha, sistem administrasi akan mempermudah sebuah organisasi atau perusahaan untuk melakukan evaluasi kegiatan.

Salah satu bentuk evaluasi kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi biasanya berdasarkan hasil informasi dan data yang telah ditemukan.

Baca juga: Cara Top Up OVO lewat ATM BRI, BNI, Mandiri, BCA, dan Bank Lainnya

3. Memantau kegiatan atau data

Ketiga, tujuan administrasi adalah melakukan pemantauan kegiatan atau data yang dimiliki perusahaan atau organisasi. Pemantauan menjadi penting dikarenakan sistem administrasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal.

4. Memastikan keamanan bagi kegiatan usaha

Tujuan administrasi yang keempat adalah memastikan keamanan bagi kegiatan usaha. Dalam sistem administrasi, keamanan menjadi salah satu hal dibutuhkan oleh setiap perusahaan atau organisasi pada saat melakukan aktivitas usaha.

Tidak hanya itu, proses administrasi akan membuat setiap aktivitas dan transaksi bisa tercatat secara rinci dan jelas.

Freepik Administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi agar tetap bertahan dan terus berkembang

Unsur administrasi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

1. Organisasi

Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta.

Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

Baca juga: Tingkat Literasi dan Inklusi Keuangan Nasional Rendah, OJK: Pelajar Indonesia Rentan dari Sisi Keuangan

4. Kepegawaian

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

5. Keuangan

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha

Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

Baca juga: Dorong Milenial Punya Hunian, Perumnas Gelar Festival KPR Hunian Pemuda

Ciri-ciri administrasi

Dikutip dari buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk, ciri-ciri administrasi adalah sebagai berikut:

1. Terdiri atas sekelompok orang

Administrasi tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang saja. Administrasi memerlukan sekelompok orang untuk saling bekerja sama. Maka dari itu, ciri-ciri administrasi yang paling utama adalah terdiri dari kumpulan orang yang memiliki tujuan sama.

2. Menjalin kerja sama

Administrasi perlu dilaksanakan dengan bekerja sama dalam mewujudkan sebuah tujuan bersama. Oleh karena itu, kerja sama menjadi ciri yang wajib ada agar sistem administrasi dapat berjalan dengan optimal.

3. Memiliki tujuan yang harus dicapai

Salah satu alasan adanya administrasi adalah usaha untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Oleh karena itu, administrasi diperlukan untuk membuat sekelompok orang bekerja sama dan berusaha untuk menuju ke arah yang sama, yakni tujuan bersama.

4. Adanya proses kegiatan usaha

Sebuah sistem administrasi perlu memiliki proses kegiatan usaha tertentu. Proses kegiatan usaha menjadi ciri penting dari sebuah administrasi. Proses ini bisa dipahami sebagai suatu rangkaian kegiatan usaha untuk menciptakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Terakhir, ciri administrasi adalah kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Tiga hal ini perlu dilaksanakan untuk membuat sebuah perusahaan atau organisasi dapat mencapai tujuannya.

Baca juga: Daftar 10 Orang Terkaya di Indonesia 2022 Versi Forbes

Fungsi administrasi

Administrasi memiliki beberapa fungsi penting yang harus dilaksanakan. Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut: 

1. Fungsi perencanaan

Pertama, fungsi administrasi adalah perencanaan. Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya.

2. Fungsi penyusunan

Kedua, fungsi administrasi adalah penyusunan. Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi.

Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.

3. Fungsi koordinasi

Ketiga, fungsi administrasi adalah mengoordinasi. Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan.

4. Fungsi pelaporan

Fungsi administrasi yang keempat yaitu pelaporan. Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.

Baca juga: Jenius Luncurkan Kartu Kredit Jenius Visa, Simak Promonya

5. Fungsi anggaran

Fungsi administrasi yang kelima yaitu pembuatan anggaran. Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

6. Fungsi penempatan 

Fungsi administrasi yang keenam adalah penempatan. Fungsi ini berhubungan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan atau organisasi, mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Fungsi pengarahan

Fungsi administrasi yang terakhir adalah pengarahan. Artinya administrasi digunakan untuk memberikan dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Baca juga: Anggota BTS Wajib Militer, Korea Selatan Berpotensi Kehilangan Rp 55,8 Triliun

Jenis-jenis administrasi

Ada banyak jenis administrasi yang bisa kita temukan. Adapun jenis administrasi tersebut di antaranya:

1. Administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran adalah jenis administrasi yang memiliki aktivitas seperti perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.

2. Administrasi negara

Administrasi negara yaitu salah satu jenis administrasi yang memiliki aktivitas terkait dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, misalnya seperti kebijakan publik, etika, dan lain sebagainya.

3. Administrasi keuangan

Administrasi keuangan adalah salah satu jenis administrasi yang aktivitas berkaitan dengan keuangan. Tugas utama dari administrasi jenis ini yaitu membuat laporan keuangan.

4. Administrasi pendidikan

Administrasi pendidikan yaitu administrasi yang kegiatan memiliki aktivitas dalam mengatur bidang pendidikan. Contoh kegiatan dari administrasi jenis ini yaitu perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.

Baca juga: Erick Thohir Minta Masyarakat RI Lebih Rajin Liburan di Dalam Negeri

5. Administrasi niaga

Administrasi niaga adalah jenis administrasi yang kegiatan terdiri dari perencanaan dan pengawasan terhadap semua hal yang bersifat keniagaan. Administrasi ini biasanya langsung dikoordinasikan oleh manager dalam suatu perusahaan atau bisnis.

Membahas perniagaan, tentunya salah satu tujuan administrasi jenis ini adalah untuk mendapatkan keuntungan atau profit ekonomi.

Freepik Administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi agar tetap bertahan dan terus berkembang

Cara kerja administrasi

Cara kerja administrasi sendiri sangat terkait dengan berbagai tugas dari staff administrasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Secara umum, cara kerja administrasi tujuh, diantaranya yaitu:

1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
2. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
4. Memastikan persediaan alat-alat tulis kantor.
5. Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
6. Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
7. Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Baca juga: Sri Mulyani: Guncangan Ekonomi Global Bukan Kaleng-kaleng

Demikian penjelasan mengenai apa itu administrasi, tujuan, ciri-ciri, unsur, fungsi, hingga cara kerjanya dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Administrasi adalah hal yang dibutuhkan oleh setiap organisasi atau perusahaan agar terus berkembang dan mencapai tujuannya.