5 Cara Memperbaiki Kesalahan Umum saat Mengirim Email Pekerjaan

KOMPAS.com - Jika Anda masih membaca kata-kata email sampai empat kali lebih dan menunggu jawaban penerima, nampaknya Anda perlu berhenti sejenak dan kembali memoles keterampilan komunikasi digital Anda.

Jika Anda pernah melakukan kesalahan saat mengirim email di kantor,  jangan khawatir karena Anda tidak sendirian.

Seperti dikutip Kompas.com dari CNBC, Senin (15/4/2019), masih banyak orang yang bertanya mengenai bagaimana mengirim email yang baik.

Lain kali, ambillah waktu ekstra untuk memproses emosi Anda sendiri di dalam email sehingga Anda mampu membuat dan mengomunikasikan email dengan baik.

Baca juga: Politik Kantor hingga Balas Email, Ini Kesulitan-kesulitan yang Dihadapi Banyak Karyawan

Berikut ini 5 kesalahan mengirim email yang mungkin Anda buat dan cara memperbaikinya:

1. Menganggap orang lain bisa membaca pikiran kita

Dalam mengirim email, jangan menganggap orang lain bisa membaca pikiran Anda dan mengetahui apa yang akan Anda tulis.

Jika Anda tahu segalanya tentang topik yang hendak dibicarakan, bicarakanlah se-spesifik mungkin akan penerima tidak perlu cemas dan bingung terhadap email yang diterimanya.

2. Jangan gunakan terlalu banyak emoji

Emoji dapat membantu Anda mengekspresikan nada, makna, dan isyarat emosional. Tetapi curahan emoji, terutama ketika Anda tidak mengenal orang lain dengan baik, dapat merusak profesionalisme Anda.

Jika masih ingin menggunakan emoji, yang terbaik adalah menunggu sampai Anda tahu reaksi orang tersebut saat menerima email berisi emoji. Satu lagi, jangan gunakan terlalu banyak emoji karena itu akan dianggap tidak sopan dan menggangu konsentrasi.

3. Tidak mengoreksi intonasi tulisan

Bacalah kembali apa yang sudah Anda tulis sebelum mengirim untuk memastikan email Anda menyampaikan nada yang diinginkan.

Brian Fetherstonhaugh, Chief Talent Officer di agensi pemasaran kreatif The Ogilvy Group pernah bertanya kepada karyawannya. Karyawannya menjawab tidak pernah berhasil meredakan masalah emosional melalui email. Tetapi, semua sepakat pernah meradang saat menerima email dari seseorang.

Oleh karena itu, Anda harus mengoreksi intonasi tulisan Anda agar tidak terkesan emosi dan sesuaikan dengan intonasi tulisan yang Anda maksud.

4. Jangan kirim email saat emosi

Jangan pernah mengirim email saat Anda merasa sangat emosional. Anda akan berisiko mengatakan hal-hal yang akan Anda sesali. Jika email membuat Anda merasa marah, cemas, atau euforia lainnya, tunggu sampai hari berikutnya untuk membalas.

Ketika Anda membalas, baca ulang konsep Anda seolah-olah Anda berada dalam posisi orang lain sehingga Anda mengerti bagaimana mereka menafsirkan email Anda.

Sebagai kiat tambahan, selalu biarkan bidang "Kepada" kosong sampai Anda siap untuk mengirim email. Seseorang pernah kehilangan tawaran pekerjaan karena ia secara tidak sengaja mengirimkan email negosiasi gaji setengah matang alias belum siap untuk dikirim.

5. Jangan bertanya melalui email

Jika Anda menginginkan sesuatu, tanyakan langsung. Permintaan secara langsung 30 persen lebih berhasil dibanding melalui email. Bila Anda tidak bisa menemui langsung, Anda bisa menghubunginya melalui telepon.

Penelitian menunjukkan, orang-orang akan berpikir permintaan yang dikirim melalui email dikategorikan sebagai hal yang tidak mendesak dan penipuan.

Dalam sebuah percobaan yang dilakukan mahasiswa MBA, yang disebut "Schmooze or Lose" menunjukkan hasil signifikan. Separuh dari mereka hanya diberi nama dan email mitra mereka. Hasilnya, hanya 70 persen yang mencapai kesepakatan melalui email.

Sedangkan, setengah lainnya diperlihatkan foto orang lain dan diberitahu untuk membicarakan tentang hobi, rencana kerja, dan kota asal sebelum bernegosiasi. Hasilnya, hampir 100 persen orang mencapai kesepakatan bila melakukan negoisasi secara langsung maupun melalui telepon.