Apa Saja yang Harus Ditulis di Surat Resign Kerja?

JAKARTA, KOMPAS.com - Mengundurkan diri dari pekerjaan atau resign adalah hal yang wajar dalam perjalanan karier. Setelah memutuskan untuk resign kerja, hal profesional yang harus dilakukan adalah mengajukan surat resign kerja.

Dikutip dari The Balance, Sabtu (23/9/2023), surat pengunduran diri akan memudahkan transisi selama beberapa minggu ke depan dan membantu Anda menjaga hubungan positif dengan perusahaan bahkan setelah Anda tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

Ingatlah bahwa sebagian besar industri adalah dunia yang sempit. Anda pasti ingin calon manajer dan rekan kerja mengatakan hal-hal baik tentang Anda selama pemeriksaan latar belakang dan referensi.

Surat resign kerja yang ditulis dengan baik akan memastikan bahwa semua orang mempunyai pemahaman yang sama mengenai waktu, pengalihan tanggung jawab, dan detail penting lainnya.

Surat resign juga merupakan kesempatan untuk mengucapkan terima kasih atas pengalaman yang Anda peroleh selama bekerja di perusahaan. 

Surat resign yang ditulis secara profesional memastikan bahwa atasan akan mengatakan hal-hal baik tentang Anda selama pemeriksaan latar belakang dan referensi.

Jika memungkinkan, yang terbaik adalah mengajukan resign secara langsung terlebih dahulu, lalu mengirimkan surat resign secara langsung atau lewat e-mail untuk mendokumentasikan keputusan Anda.

Saat membuat surat resign kerja, ada baiknya menyertakan hari terakhir kerja dan ucapan terima kasih. Anda juga dapat menawarkan bantuan dalam transisi jika Anda ingin melakukannya.

Apa yang harus ditulis di surat resign kerja?

Biasanya yang terbaik adalah resign secara langsung, lalu menindaklanjutinya dengan surat resign resmi atau email. Namun, karena semakin banyak pekerjaan yang dilakukan secara jarak jauh, banyak pekerja harus resign lewat e-mail, tanpa mengadakan pertemuan langsung terlebih dahulu.

Jika Anda berada dalam posisi ini, pastikan untuk menulis e-mail berisi surat resign Anda secara profesional seperti halnya menulis surat resign di atas kertas.

Bagaimanapun Anda mengirim surat resign, pastikan untuk menyertakan hal berikut.

1. Hari terakhir bekerja

Idealnya, hal ini akan terjadi dalam waktu empat minggu atau jangka waktu yang ditentukan dalam kontrak kerja Anda, jika ada.

2. Terima kasih atas pengalaman

Bersikaplah spesifik jika Anda bisa. Misalnya, Anda dapat berterima kasih kepada manajer karena telah menganjurkan promosi atas nama Anda.

3. Tawaran untuk membantu transisi

Akan baik jika transisi resign Anda berjalan dengan mulus. Terkait hal ini, tidak ada salahnya menawarkan diri untuk membantu transisi tersebut.

Meskipun dalam keadaan tertentu, seperti pindah ke luar kota, pindah ke luar negeri, atau keputusan untuk fokus mengasuh anak, mungkin masuk akal untuk mengungkapkan alasan resign Anda. Namun, dalam banyak kasus, berbagi rincian tentang alasan resign tidak diperlukan.

Cara membuat surat resign kerja

Secara umum, surat resign harus singkat. Surat Anda akan disertakan dalam file pekerjaan Anda dan dapat dibagikan kepada calon perusahaan di masa depan.

Oleh karena itu, surat resign kerja harus profesional dan sopan.

Pesannya juga harus positif. Jika Anda memutuskan untuk pindah, tidak ada gunanya mengkritik atasan atau pekerjaan Anda.

Hindari memasukkan hal-hal negatif atau meremehkan perusahaan, atasan, rekan kerja, atau bawahan Anda. Anda mungkin memerlukan referensi dari perusahaan tersebut suatu hari nanti.

Berikut cara membuat surat resign kerja.

1. Panjang surat

Sebagian besar surat resign tidak lebih dari satu halaman yang diketik.

2. Font dan ukuran

Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin.

3. Format

Surat resign harus diberi spasi satu spasi dan ada spasi di antara setiap paragraf. Gunakan margin 1" dan sejajarkan teks ke kiri (penjajaran untuk sebagian besar dokumen bisnis).

Edit surat resign sebelum mengirimkannya. Anda mungkin juga ingin meminta keluarga atau teman untuk mengoreksi.

Setelah menyertakan header dan salam, paragraf pembuka surat resign harus memberikan pemberitahuan pengunduran diri Anda dan memberikan rincian kapan hari terakhir Anda kerja. Penjelasan selanjutnya mengenai alasan resign bergantung pada kebijaksanaan Anda.

Surat resign harus diawali dengan informasi kontak Anda dan perusahaan (nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, e-mail) diikuti dengan tanggal. Jika ini adalah email dan bukan surat sebenarnya, sertakan informasi kontak Anda di akhir surat, setelah tanda tangan Anda.

Tujukan surat pengunduran diri kepada manajer Anda. Gunakan gelar formal mereka.

Paragraf 1 menyatakan bahwa Anda mengundurkan diri dan mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri Anda. Periksa kontrak Anda untuk melihat berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda berikan kepada pihak HRD

Pada paragraf berikutnya, jika diinginkan, sebutkan alasan resign, misalnya, memulai pekerjaan lain, sekolah lagi, mengambil cuti, namun hal ini tidak perlu.

Jika Anda mengungkapkan alasannya, bersikaplah positif, fokuslah pada tujuan Anda selanjutnya, bukan pada apa yang disukai sukai dari pekerjaan saat ini.

Berikutnya, kecuali Anda tahu bahwa Anda tidak akan dapat hadir sama sekali, nyatakan bahwa Anda bersedia membantu transisi yang diakibatkan oleh kepergian Anda.

Selanjutnya, ucapkan terima kasih atas kesempatan bekerja di perusahaan. Jika Anda memiliki pengalaman yang sangat bagus, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail tentang apa yang Anda hargai tentang pekerjaan, misalnya, orang-orang yang bekerja dengan Anda, proyek yang Anda kerjakan, dan lainnya.

Jika Anda menginginkan surat referensi dari atasan, mintalah di sini.

Untuk penutup, gunakan kalimat yang ramah namun formal, seperti "Hormat saya" atau "Hormat kami".

Akhiri dengan tanda tangan tulisan tangan Anda diikuti dengan nama yang Anda ketik. Jika ini adalah e-mail, cukup sertakan nama yang Anda ketik, diikuti dengan informasi kontak Anda.