5 Tips dan Contoh E-mail Menolak Tawaran Kerja dengan Sopan

JAKARTA, KOMPAS.com - Anda telah melakukan wawancara kerja dan akhirnya mendapat tawaran pekerjaan. Namun, bagaimana jika ternyata itu bukanlah langkah karier yang tepat untuk Anda?

Bisa saja gaji yang ditawarkan terlalu rendah, budaya kerja perusahaan tidak cocok untuk Anda, atau Anda mendeteksi tanda bahaya lainnya selama proses wawancara kerja. Jika demikian, tidak apa-apa untuk menolak tawaran pekerjaan.

Tentu saja, ini bisa rumit karena Anda tidak ingin memutuskan hubungan dengan perusahaan atau manajer perekrutan. Kuncinya adalah berkomunikasi dengan cara yang jujur, profesional dan ringkas.

Dikutip dari Forbes, Senin (23/10/2023), berikut beberapa tips dan contoh e-mail menolak tawaran kerja dengan sopan.

1. Jangan menunda

Setelah Anda memutuskan bahwa posisi tersebut bukan untuk Anda, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menunda-nunda.

Dengan memberi tahu HRD sesegera mungkin bahwa Anda menolak tawaran pekerjaan, Anda menunjukkan kesopanan profesional kepada mereka.

Selain itu, merespons dengan cepat juga memberikan peluang bagi perusahaan untuk mencari kandidat alternatif.

Contoh:

Yang terhormat [nama HRD atau manajer perekrutan],

Terima kasih telah menawarkan saya peran [jabatan atau posisi pekerjaan] di [nama perusahaan]. Saya berterima kasih atas waktu yang Anda dan tim Anda investasikan dalam mempertimbangkan pencalonan saya.

Setelah berpikir panjang, saya memutuskan untuk menolak tawaran tersebut. Meskipun saya terkesan dengan budaya perusahaan dan peta jalan produk Anda, saya telah menerima posisi pekerjaan lain yang lebih sesuai dengan aspirasi karier saya saat ini.

Meskipun ini bukan pilihan yang mudah, saya ingin menghubungi Anda sesegera mungkin.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu Anda, dan saya berharap Anda dan tim Anda terus sukses.

Salam hormat,

[Nama Anda]

2. Ekspresikan rasa terima kasih

Dalam e-mail menolak tawaran kerja, tunjukkan penghargaan atas kesempatan ini. HRD menginvestasikan waktu untuk meninjau resume dan CV Anda, mewawancarai Anda, dan membuat tawaran pekerjaan.

Mereka mungkin juga merekomendasikan Anda kepada orang lain dalam perusahaan. Dengan mengungkapkan rasa terima kasih, Anda memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai upaya mereka.

Contoh:

Yang terhormat [nama HRD atau manajer perekrutan],

Saya berterima kasih atas waktu dan upaya yang Anda dan tim Anda investasikan dalam mewawancarai saya untuk posisi [jabatan atau posisi pekerjaan] di [nama perusahaan]. Terima kasih atas kesempatan untuk mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan Anda dan apa yang Anda perjuangkan.

Setelah berpikir panjang, saya memutuskan untuk menolak tawaran tersebut. Meskipun hal ini tidak terduga, ada posisi baru dalam perusahaan saya saat ini yang lebih selaras dengan tujuan karier jangka panjang saya.

Saya senang mengenal tim dan bersyukur atas pengalaman positif yang saya dapatkan saat wawancara selama beberapa minggu terakhir. Saya berharap Anda dan perusahaan terus meraih kesuksesan di masa depan.

Salam,

[Nama Anda]

3. Berikan penjelasan singkat

Anda tidak perlu memberikan penjelasan panjang lebar tentang alasan menolak tawaran kerja tersebut. Namun yang penting adalah jujur, jelas, dan ringkas.

Bersikaplah spesifik karena berkaitan dengan posisi, gaji, atau tanggung jawab. Selain itu, usahakan untuk bersikap hormat tanpa terlalu emosional.

Contoh:

Yang terhormat [nama HRD atau manajer perekrutan],

Sekali lagi terima kasih telah mengizinkan saya bertemu tim minggu lalu. Mempelajari lebih banyak tentang peran setiap orang dan melihat kantor sungguh membuka mata.

Saya senang belajar tentang posisi [jabatan atau posisi pekerjaan] dan menghargai tawaran pekerjaan Anda.

Meskipun posisi ini menawarkan keuntungan yang luar biasa, saya memutuskan untuk mengejar peran lain yang akan memberikan lebih banyak peluang untuk pertumbuhan pribadi dan profesional.

Senang sekali bisa mengenal Anda, dan saya menantikan untuk bertemu Anda di konferensi bulan depan.

Hormat saya,

[Nama Anda]

4. Bersikaplah profesional dan sopan

Bahkan jika Anda memutuskan untuk menolak tawaran kerja, penting untuk tetap bersikap sopan. Hindari berbagi komentar negatif mengenai posisi, perusahaan, atau HRD alias manajer perekrutan.

Sebaliknya, pertahankan tanggapan positif. Ucapkan terima kasih kepada mereka atas kesempatan wawancara untuk peran tersebut dan tawarkan untuk mempertahankan kontak di masa mendatang.

Contoh:

Yang terhormat [nama HRD atau manajer perekrutan],

Saya ingin menyampaikan apresiasi tulus saya karena menawarkan saya posisi [jabatan atau posisi pekerjaan] di [nama perusahaan]. Meskipun saya bersyukur atas tawaran pekerjaan tersebut, saya memutuskan untuk menolaknya agar dapat menerima peran lain yang lebih cocok untuk saya saat ini.

Saya sangat terkesan dengan misi perusahaan Anda dan senang belajar lebih banyak tentang departemen Anda selama proses perekrutan.

Saya yakin dedikasi tim Anda terhadap inovasi akan menghasilkan pertumbuhan dan kesuksesan yang berkelanjutan.

Jika ada peluang masa depan dalam organisasi Anda yang selaras dengan tujuan karier saya, saya akan dengan senang hati mempertimbangkannya.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu Anda.

Salam hormat,

[Nama Anda]

5. Tawarkan untuk tetap berkomunikasi

Menolak tawaran pekerjaan tidak berarti menghilangkan semua kontak dengan perusahaan. Akan bermanfaat bagi Anda untuk tetap berhubungan.

Anda tidak pernah tahu apa yang akan terjadi di masa depan. Pada titik tertentu, keadaan mungkin berubah, atau posisi pekerjaan yang lebih menarik bisa terbuka.

Dengan menawarkan untuk tetap berhubungan, Anda tetap terbuka terhadap hal tersebut di kemudian hari.

Contoh:

Yang terhormat [nama HRD atau manajer perekrutan],

Sekali lagi terima kasih telah mengundang saya ke kantor untuk bertemu tim pemasaran minggu lalu. Saya senang belajar lebih banyak tentang budaya dan misi perusahaan Anda secara langsung.

Meskipun bersemangat dengan peran tersebut, saya memutuskan untuk menerima posisi lain yang lebih selaras dengan tujuan profesional saya. Hal ini sama sekali tidak berdampak negatif pada tim atau tawaran pekerjaan Anda.

Apapun keadaannya, aku harap kita bisa tetap berhubungan. Jika ada lowongan di perusahaan Anda di masa mendatang, saya akan dengan senang hati mempertimbangkannya.

Sekali lagi terima kasih atas pertimbangan Anda.

Salam,

[Nama Anda]

Perlu diingat bahwa wawancara kerja pada dasarnya adalah latihan membangun jaringan. Apa pun yang terjadi, pengalaman ini memungkinkan Anda bertemu orang-orang yang belum pernah Anda temui sebelumnya.

Yang terpenting, meskipun Anda menolak tawaran kerja, Anda tetap bisa mengatakan ya untuk membangun hubungan profesional jangka panjang yang positif.