Sulit Ditiru, 5 Manfaat Tanda Tangan Elektronik bagi Bisnis

JAKARTA, KOMPAS.com - Teknologi benar-benar membawa kemudahan pada setiap aspek kerja, bahkan yang sesederhana menandatangani dokumen.

Saat ini pun tren teknologi tanda tangan elektronik (TTE) atau e-signature mulai menggantikan tanda tangan basah yang rentan akan pemalsuan.

Chief Innovation Officer Mekari, perusahaan teknologi yang menyediakan tanda tangan digital, Brendan Rakphongphairoj mengatakan, meningkatnya penggunaan e-signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless atau tanpa kertas.

“Setiap hari, perusahaan harus menandatangani puluhan dokumen, mulai dari kontrak legal hingga faktur penjualan. Bahkan, seorang sales di perusahaan asuransi mengakui bahwa ia menghabiskan 65 persem dari waktu kerjanya untuk memproses, termasuk menandatangani, perjanjian premi dengan ratusan nasabah,” ujar Brendan dalam siaran persnya, Jumat (24/2/2023).

Menurut dia, tanda tangan digital mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen, seperti pimpinan perusahaan, tim di departemen keuangan, maupun tim di departemen legal.

“E-signature bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang sehari-harinya harus memproses berbagai macam dokumen, termasuk perusahaan di bidang ritel, hospitality, pendidikan, serta layanan profesional seperti konsultan, business-to-business (B2B) dan teknologi,” ujarnya.

Brendan membeberkan 5 manfaat e-signature dalam mempermudah penandatanganan dokumen sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan.

Pertama adalah tanda tangan digital bisa untuk menandatangani semua dokumen. Menandatangani puluhan dokumen bisa menyita banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas lain.

Dengan adanya e-signature mempercepat penandatanganan dokumen karena puluhan dokumen yang telah diunggah ke aplikasi bisa secara sekaligus dibubuhi tanda tangan. Aplikasi e-signature pun bisa menangani dokumen dengan ragam format, mulai dari PDF hingga docx.

“Salah satu perusahaan distributor alat kesehatan bahkan berhasil meningkatkan penyelesaian perjanjian kerjasama sebesar 42 persen semenjak menggunakan e-signature,” kata Brendan.

Manfaat kedua adalah santai mengejar tanda tangan. Brendan menjelaskan, mengejar tanda tangan seseorang terkadang melelahkan. Aplikasi e-signature memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikas akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu.

Selain itu, aplikasi e-signature juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara real-time, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan.

Manfaat ketiga adalah bebas dari kerepotan pengiriman dokumen. Menurut Brendan, mengirim banyak dokumen dengan kurir untuk ditandatangan basah memakan biaya, apalagi jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau negeri.

Aplikasi e-signature meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup dilakukan secara online. Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.

Selanjutnya manfaat yang keempat adalah kerahasiaan dan keamanan terjaga. Banyak dokumen, seperti perjanjian atau kontrak, berisi informasi yang harus dijaga kerahasiaanya. Sebab itu, dokumen harus dijaga agar jangan sampai hilang, serta dibaca atau disalin oleh mereka yang tidak berwenang.

Aplikasi e-signature memiliki berbagai fitur yang memastikan bahwa hanya pihak yang diberikan wewenang bisa mengakses dan menandatangani dokumen.

Fitur jejak audit, misalnya, merekam secara rinci perubahan yang dilakukan pihak manapun pada dokumen. Pastikan juga bahwa aplikasi e-signature sudah bersertifikat Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sehingga tanda tangan yang dibubuhkan dianggap sah secara hukum.

Sementara manfaat kelima adalah dengan adanya tanda tangan digital bisa menandatangani dokumen kapan saja dan dimana saja.

Bisnis bisa dijalankan dari mana saja, apalagi dengan maraknya tren hybrid work dimana karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda. Aplikasi e-signature menyimpan semua dokumen di cloud, sehingga penandatanganan dapat dilakukan secara multi platform melalui smartphone, tablet, dan komputer. Pengoperasian bisnis pun semakin tidak dibatasi oleh jarak dan waktu.

Brendan menambahkan, mendigitalisasi proses sesederhana penandatanganan dokumen akan tetap membawa dampak positif bagi perusahaan.

“Begitu perusahaan dan bisnis merasakan manfaat dari e-signature, mereka akan terdorong untuk secara bertahap mengadopsi teknologi pengaturan dokumen yang lebih canggih sehingga mereka akhirnya mendigitalisasi keseluruhan pemrosesan dan penyimpanan dokumen,” pungkasnya.