Mengenal ‘Cold Email’, ‘Warm Email’, serta Manfaatnya untuk Pelamar Kerja

NEW YORK, KOMPAS.com – Di dunia pekerjaan Indonesia, istilah cold email dan warm email mungkin terdengar asing, karena cenderung tidak biasa diaplikasikan di kehidupan sehari-hari. Tapi, jika di luar negeri, cold email dan warm email adalah hal yang sangat biasa di dunia kerja.

Mengutip Breakcold, cold email bisa dikatakan merupakan surat elektronik (surel) yang ditujukan kepada orang asing, sebaliknya, warm email merupakan email yang dikirim ke bukan orang asing. Tentunya keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Bagi mahasiswa dan profesional muda yang ingin memulai karir mereka di industri, cold email sering kali menjadi langkah pertama yang dilakukan dan ini menjadi tugas yang menakutkan, terutama bagi mereka yang minim pengalaman kerja.

Baca juga: Bocoran Mantan VP Google mengenai Keterampilan Pelamar Kerja yang Paling Dicari

Pakar karier Monster Vicki Salemi mengatakan, cold email merupakan cara penting untuk menciptakan jejaring dalam bidang, dan minat potensial yang dimiliki. Dia mengatakan, cold email membedakan kamu, dari pelamar kerja lainnya dan memungkinkan kamu untuk menunjukkan bahwa kamu bersedia untuk berpikir out of the box.

“Saat kamu mengirim email kepada seseorang, artinya kamu sedang membangun hubungan. Jangan menganggap pekerjaan sebagai transaksi. Anggap saja seperti hubungan jangka panjang di mana kamu ingin membuat dan membangun koneksi yang kuat untuk mendapatkan kesempatan,” kata Salemi mengutip CNBC.

“Rekan dan kolegamu mungkin belum tentu melakukan ini. Jadi ini adalah salah satu cara untuk menonjol dan terhubung dengan orang-orang yang dapat membantu kamu dan yang dapat memajukan kariermu,” lanjut dia.

Baca juga: Kaesang Komentari Pelamar Kerja, Ketahui Etika Melamar Kerja Ini

Agar berhasil mengirim cold email atau warm email, dan masuk ke dalam radar perusahaan impianmu, ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan, di antaranya sebagai berikut:

1. Perdalam riset

Sebelum menekan ‘send’ pada email yang kamu tulis, penting untuk melakukan riset kecil terkait dengan perusahaan yang kamu impikan. Seperti, apakah perusahaan memiliki lowongan pekerjaan? atau tujuan kamu menghubungi perusahaan itu.

“Tentukan apa yang ingin kamu dapatkan dari balasan email. Identifikasi tujuanmu, dan pikirkan langkah antisipasinya. Setelah menentukan itu, paparkan tujuanmu dengan jelas dalam email tersebut,” ungkap Salemi.

Selain menentukan apa yang ingin kamu dapatkan dari komunikasi melalui email, penting untuk menentukan siapa orang yang tepat untuk dihubungi. Seringkali, pendekatan dalam dua cara diperlukan, dan profesional muda harus mempertimbangkan hal itu untuk menjangkau perekrut dan anggota departemen mereka.

“Yang terpenting adalah, menemukan titik kontak tertentu di perusahaan yang menjadi targetmu. Identifikasi siapa yang akan kamu hubungi, dan pastikan hal itu,” ujar dia.

Baca juga: Selain Keterampilan, Apa yang Jadi Pertimbangan Perusahaan Terima Pelamar Kerja?

2. Membangun koneksi

Menurut CEO Lab Strategi Karir Sarah Doody, ada seni yang bisa digunakan dalam membuat cold email, dan kuncinya adalah fondasi yang kuat. Dia mengatakan, koneksi sangat dibutuhkan untuk membangun jejaring.

“Pikirkan koneksi kamu dengan orang yang kamu kirimi email. Jika memungkinkan bisa berbicara secara online, dan bagaimana kamu meningkatkan potensi email kamu mendapatkan balasan,” ungkap Doody.

“Ketika saya bekerja dalam perekrutan dan menerima cold email, saya tidak terlalu memperhatikannya,” tambah Salemi.

“Biasanya saya menjawab dengan tanggapan umum seperti, 'Terima kasih atas email Anda, kami sedang meninjau resume Anda dan akan segera menghubungi Anda jika cocok.' Tapi, saya tidak punya waktu untuk berbicara lebih banyak dengan orang yang saya tidak kenal,” ujar Salemi.

Pada akhirnya, Salemi mengatakan bahwa warm email seringkali lebih berhasil daripada cold email dalam upaya mendapatkan respon dari perusahaan tempatmu melamar kerja.

“Coba ubah pola pikir kamu, bagaimana ketika seseorang menerima email itu. Warm email dapat secara signifikan meningkatkan kemungkinan seseorang merespon kamu, dan terlibat denganmu untuk membantu kamu naik ke level berikutnya,” ungkap dia.

3. Langsung ke intinya

Perlakukan email kamu seperti surat lamaran atau elevator pitch, dimana ini adalah kesempatan kamu untuk segera memasarkan diri kepada perekrut di perusahaan yang kamu targetkan.

“Masuklah dengan permintaan khusus dan, sampaikan secara lugas apa yang kamu inginkan,” jelas Doody.

Seperti surat lamaran, email harus menyoroti keinginan dan tujuan kamu, kemudian dua atau tiga pengalaman yang membuat kamu menonjol dan terhubung ke akun profesional.

“Itu harus ringkas dan menonjolkan kekuatan kamu. Kalimat pertama harus berupa sapaan yang ramah bersama dengan tujuanmu. Bagian tengah membahas kemampuan kamu, dan mengapa mereka harus tertarik untuk berbicara denganmu,” kata Salemi.

Di sisi lain, Doody menilai ada baiknya jika email dituliskan secara ringkas dan tidak berele-tele. Sehingga perekrut memahami dengan jelas maksud dan tujuan kamu.

“Singkatkan permintaan jangan terlalu bertele-tele, karena orang kebanyakan menulis email seperti novel dan ini tentu akan tidak direspon. Alih-alih, tinggalkan basa-basi dan langsung ke intinya,” katanya.

4. Bersabarlah

Hal terakhir, adalah bersabar. Penting untuk meluangkan waktu kamu sebelum menekan tombol kirim. Jangan terburu-buru mengirim email, karena kesalahan pengejaan atau nama penerima dapat merusak peluangmu untuk masuk ke perusahaan.

Terlebih jika kamu menggunakan template cold email. Sehingga, pastikan kamu menghubungi orang dan perusahaan yang tepat sebelum mengirim. Setelah email terkirim, bersabarlah hingga kamu mendapatkan respon.

“Pertahankan ekspektasi kamu dengan waktu. Khusus untuk Gen Z, mereka adalah digital native. Mereka terbiasa dengan komunikasi instan dan umpan balik instan. Tapi, lamaran kerja bukanlah proses instan,” jelas Salemi.