Apa Arti PO atau Purchase Order dalam Transaksi Pembelian?

KOMPAS.com - Purchase order atau PO adalah istilah yang mungkin sering kita mendengarnya. PO artiya seringkali dikaitkan dengan dokumen transaksi pembelian. Apa arti PO sebenarnya?

Arti PO

Apa arti PO? Dikutip dari laman Sumup Business Guide, arti PO yakni dokumen yang secara hukum mengikat yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual. 

Dalam PO berisi informasi jumlah dan jenis yang dipesan pembeli dan sebagainya. Dengan membuat PO, maka pembeli menyatakan komitmennya untuk membeli barang atau jasa sesuai kesepakatan. 

Sementara menurut laman Shopify, arti PO yaitu dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli yang berkomitmen untuk membayar penjual atas penjualan produk atau layanan tertentu yang akan dikirimkan di masa mendatang.

Setiap PO memiliki nomor unik yang terkait dengannya yang membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran.

Secara sederhana, arti PO adalah bukti pemesanan barang dari supplier oleh konsumen. Terkadang, PO artinya juga dianggap sebagai dokumen kontrak.

Dalam perusahaan, terutama perusahaan besar yang sistem pembelian atau pengadaan barangnya sudah tersusun rapi, biasanya beberapa departemen atau divisi yang akan melakukan pembelian barang harus mengeluarkan purchase requestion atau PR.

Baru setelah PR ini disetujui oleh pemegang otoritas, maka bagian keuangan akan meneruskannya dengan membuat PO yang nantinya akan dikirimkan ke vendor. 

Format PO

Dalam pembuatan PO artinya tidak sembarangan. Ada prosedur dalam pembuatan PO dalam masing-masing perusahaan. 

Berikut ini format standar PO yang lazim ditemui:

1. Nama pembeli

PO artinya sudah pasti harus mencantumkan nama pembeli sebagai pihak yang menerbitkan PO. Informasi ini juga mencakup nomor telepon pembeli dan alamatnya. 

2. Tanggal pembuatan

Tanggal pembuatan PO diperlukan sebagai dokumentasi. Tanggal ini penting untuk mengetahui kapan barang atau jasa dipesan saat dilakukan audut atau pemeriksaan.

3. Nomor PO

Nomor PO juga bersifat penting. Itu sebabnya, PO seringkali dibuat rangkap, pertama dipakai sebagai arsip dan kedua untuk dikirimkan kepada penjual. 

4. Detail pemesanan

Karena digunakan sebagai dokumen pemesanan, maka arti PO sudah disertai dengan informasi produk atau jasa yang akan dipesan. Informasi meliputi jumlah barang yang akan dipesan dan spesifikasinya seperti ukuran, warna, harga, kualitas, dan sebagainya. 

5. Pengiriman

Karena digunakan sebagai dokumen pembelian, maka arti PO juga disertai dengan metode pengirimannya. 

Keuntungan PO

Keuntungan PO bagi pembeli adalah kemampuan untuk memesan tanpa pembayaran segera. Bagi pembeli, pesanan pembelian berguna untuk melacak inventaris dan riwayat pembelian. Ditambah lagi, pembeli bisa memesan barang terlebih dahulu tanpa harus langsung membayar.

Dari sudut pandang penjual, PO adalah cara untuk menawarkan kredit kepada pembeli tanpa risiko, karena pembeli berkewajiban untuk membayar setelah produk atau layanan dikirimkan.

Selain itu bagi penjual, pesanan pembelian membantu melacak inventaris, pesanan berulang, dan banyak lagi. Yang terbaik dari semuanya, dokumentasi dalam arti PO ini bersifat mengikat pembeli untuk membayar setelah pesanan dipenuhi, sehingga memberikan ketenangan pikiran dan keamanan hukum kepada penjual.

Arti PO dalam jual beli online

Dalam jual beli online seperti media sosial dan marketplace, arti PO berbeda dengan yang sudah disebutkan di atas.

Arti PO dalam jual beli online bukanlah purchase order, melainkan bergese menjadi pre order.

Dalam jual beli daring, arti PO adalah istilah ketika pembeli online harus menunggu barang siap dikirim dalam beberapa hari. Dalam marketplace, pembeli akan membayar terlebih dahulu.

Barang baru akan dikirim setelah siap, biasanya maksimal PO adalah tujuh hari. PO diterapkan untuk produk yang sulit didapat atau produk yang sifatnya custom alias dibuat sesuai dengan permintaan pembeli.