Pakai AI, Anak Usaha Telkom Bantu Permudah Pengelolaan Dokumen

JAKARTA, KOMPAS.com - Anak usaha PT Telkom Indonesia Tbk (Telkom), PT Infomedia Nusantara (Infomedia), meluncurkan layanan terbaru pengelolaan dokumen berbasis Artificial Intelligent (AI) atau kecerdasan buatan pada Rabu (13/9/2023). 

Layanan baru pengelolaan dokumen ini yakni ProVue-Record Document Management System (RDMS), yang bertujuan mempermudah pengelolaan dokumen bagi perusahaan yang menuju ke transformasi digital atau sedang melakukan transisi ke digital.

Dengan layanan ini, dokumen fisik dengan mudah dijadikan digital sehingga terseimpan dengan aman dan mudah diakses.

"Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan," kata Eddy Sofryano, Direktur Utama Infomedia, melalui keterangan pers, Rabu (13/9/2023).

Baca juga: Tingkatkan Porsi Go to Market pada 2023, Infomedia Bakal Bidik Beragam Industri dan Korporasi

Menurut Eddy, pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun.

Dengan demikian, perlu penanganan secara khusus dengan melibatkan teknologi digital sebagai alat utama dalam memastikan setiap arsip dapat tersusun dan terkategorisasi dengan baik.

Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip, Pusat Jasa Kearsipan Arsi Nasional RI (ANRI), Wijiyanto menambahkan, saat ini digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis.

"Apalagi, dalam kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan. Digitalisasi tentu akan membantu dari segi keamanan, kemudahan dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik," tambahnya.

Baca juga: Adopsi AI dan Robotik, Infomedia Catat Layanan Digital Tumbuh 7 Kali Lipat

Direktur Grup Business Development Telkom Honesti Basyir menambahkan, penggunaan dokumen digital juga berkontribusi ke lingkungan, sebab , mengurangi jumlah penggunaan kertas.

"Menuju Indonesia Digital di tahun 2045, Telkom Group terus bertransformasi, dan Infomedia menjadi bagian penting dalam melakukan digitalisasi Business Process Outsourcing (BPO) sebagai core bisnisnya," kata Honesti.

"Dengan adanya RDMS ini, Infomedia akan memperkuat positioning perusahaan sebagai Digital BPO player terdepan di Indonesia dan mampu mendukung Telkom Group sekaligus mengakselerasi pertumbuhan ekonomi nasional," lanjutnya.

Baca juga: OJK Bubarkan Dana Pensiun Milik PT Infomedia Nusantara, Ini Penyebabnya

Penggunaan AI

Memahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengakses setiap dokumen dengan tetap menjaga keamanan data yang dimiliki, layanan ProVue-Record Document Management System (RDMS) turut mengedepankan platform as service untuk akses dokumen yang dilengkapi dengan fitur automation, analytics, dan AI.

Penggunaan AI dan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempatnya serta kebutuhan stock opname dokumen.

Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik.

Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.

Agar transparansi dan akuntabilitas terjaga, dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile.

Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring, alih media dan digital filing platform.