4 Contoh Surat Permintaan Barang yang Baik dan Benar

JAKARTA, KOMPAS.com - Surat permintaan barang adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permintaan barang kepada pihak berwenang untuk memproses permintaan tersebut.

Umumnya, surat permintaan barang digunakan dalam konteks bisnis atau organisasi untuk mengatur pengadaan barang atau layanan yang diperlukan.

Surat permintaan barang biasanya berisi informasi seperti jenis barang yang diminta, jumlah, alasan permintaan, serta instruksi atau persyaratan lain yang terkait.

Dilansir dari Gramedia.com, surat permintaan barang adalah surat yang dibuat oleh perusahaan calon pembeli dan dikirimkan kepada perusahaan penjual. Tujuannya untuk meminta keterangan terkait barang, produk, atau jasa yang ditawarkan oleh penjual tersebut.

Singkatnya, surat permintaan barang adalah komunikasi awal yang dilakukan oleh dua perusahaan sebelum transaksi dilakukan.

Surat permintaan barang umumnya sebagai tindak lanjut dari surat penawaran yang sebelumnya dikirim oleh penjual.

Meski begitu, ada juga calon pembeli yang mengirimkan surat ini karena tertarik dengan barang, produk, atau jasa penjual setelah melihatnya di papan iklan, brosur, pameran, atau yang lainnya.

Sama seperti surat niaga yang lainnya, surat permintaan barang juga tidak bisa dibuat sembarangan. Ada beberapa hal yang harus termuat dalam isi surat permintaan barang, di antaranya:

Identitas perusahaan pembeli (nama, alamat lengkap, kontak yang bisa dihubungi, dan informasi lain seputar identitas perusahaan tersebut)

• Tanggal pengiriman surat
• Nomor surat
• Keterangan lampiran yang memuat informasi seperti harga, spesifikasi, detail pembayaran, nilai transaksi satuan, maupun nilai transaksi total.
• Identitas lengkap penerima surat atau pihak yang dituju
• Identitas pengirim surat permintaan barang
• Detail barang yang ingin dikirimkan termasuk harga dan spesifikasinya
• Tanda tangan perwakilan perusahaan pembeli

Lalu, seperti apa contoh surat permintaan barang? 

Contoh surat permintaan barang

Berikut ini adalah beberapa contoh surat permintaan barang yang bisa menjadi referensi. 

1. Contoh surat permintaan barang elektronik

[Kop surat perusahaan atau organisasi]

[Tanggal pembuatan surat]

Nomor     : 

Lampiran :

Perihal     : Permintaan Barang

Kepada Yth.

[Nama Penerima atau Nama Perusahaan yang dituju],

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari surat penawaran barang Bapak/Ibu kirim, kami bermaksud melakukan pemesanan untuk barang-barang elektronik dengan rincian sebagai berikut:

1. [Nama Barang 1]: [Jumlah yang diminta]

2. [Nama Barang 2]: [Jumlah yang diminta]
3. [Nama Barang 3]: [Jumlah yang diminta]

Pembayaran akan kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan kami lakukan ketika barang sudah kami terima dalam keadaan yang baik.

Kami harap barang-barang di atas dapat dikirim secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda tangan (jika surat fisik)]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]

2. Contoh surat permintaan barang ATK

[Kop surat perusahaan atau organisasi]

[Tanggal pembuatan surat]

Nomor :

Lampiran :

Perihal : Permintaan ATK

Kepada Yth.

[Nama Penerima],

di Tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan perlengkapan ATK di divisi Human Resource, kami selaku kepala divisi memohon kepada Bagian perlengkapan agar dapat memberikan bantuan ATK demi kelancaran administrasi [Sebutkan Nama Perusahaan].

Adapun rinciannya adalah sebagai berikut:

1. Kertas F4: 5 rim

2. Kertas A4: 4 rim

3. Tinta Printer warna hitam: 1 dus

4. Tinta Printer RGB: 1 dus

Demikian permohonan ini kami ajukan kepada Bapak untuk dipertimbangkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

[Nama Jabatan]

[Tanda tangan (jika surat fisik)]

[Nama Anda]

3. Contoh Surat Permintaan Barang 

[Kop surat perusahaan atau organisasi]

[Tanggal pembuatan surat]

Nomor     :

Lampiran :

Perihal     : Pemesanan Alat Sablon Baju

Kepada Yth.

[Nama Penerima atau Perusahaan],

di Tempat

Dengan Hormat,

Berdasarkan surat penawaran yang telah kami terima sebelumnya, dengan ini kami bermaksud untuk melakukan pemesanan beberapa alat sablon baju. Adapun beberapa alat sablon baju yang kami pesan adalah:

1. Meja         : 2 buah
2. Screen      : 5 buah
3. Busa kecil : 5 buah
4. Kaca         : 5 buah
5. Cat warna : 10 buah

Pembayaran akan kami lakukan secara tunai semua barang kami terima dengan keadaan baik. Mohon ketika pengiriman barang disertakan dengan struk atau kwitansi barang yang kami pesan.

Demikian surat pesanan ini kami sampaikan, kami berharap barang dapat dikirim secepatnya. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

[Tanda tangan (jika surat fisik)]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda].

4. Contoh Surat Permintaan Barang Plastik

[Kop surat perusahaan atau organisasi]

[Tanggal pembuatan surat]

Nomor :

Lampiran :

Perihal : Pemesanan Alat Sablon Baju

Kepada Yth.

PT. Mitra Intan Plastik

Jalan Mawar Merah No. 324, Tangerang, Banten.

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami bermaksud untuk mengundang perusahaan Anda untuk memasok perusahaan kami dengan barang-barang berikut:

1. Sendok Plastik    : 500 buat
2. Cup plastik kecil : 300 buah
3. Styrofoam besar : 100 buah

Perusahaan kami sangat membutuhkan barang di atas secepat mungkin dan kami memerlukan barang ini sebelum tanggal 30 Oktober 2023. Maka dari itu, saat ini kami menunggu respon dari perusahaan Anda.

Hormat kami,

[Tanda tangan (jika surat fisik)]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda].