Administrasi Adalah: Pengertian, Tujuan, Unsur, Jenis, dan Fungsinya

JAKARTA, KOMPAS.com - Administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Dengan administrasi yang baik, perusahaan maupun organisasi bisa tetap bertahan dan terus berkembang. Lantas, apa itu administrasi? 

Pengertian administrasi

Kata adminsitrasi adalah berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare yang berarti memberikan layanan dan bantuan.

Dikutip dari buku 'Pengantar Ilmu Administrasi' (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan dari berbagai hal untuk mewujudkan tujuan bersama.

Baca juga: 2 Proyek Jokowi Hubungkan Jakarta-Surabaya: Kereta Cepat dan Semi Cepat

Pada dasarnya, administrasi adalah salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Dalam hal ini, pengertian administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yaitu dalam artian sempit dan artian luas. 

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan.

Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi adalah bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan.

Baca juga: Semen Indonesia: Penghargaan BUMN Awards 2022 Memotivasi Perseroan

Dengan demikian, pengertian administrasi adalah bentuk aktivitas dengan ketatausahaan kantor yang meliputi tulis-menulis dan pekerjaan kertas lainnya.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu.

Sementara itu, menurut Siagian, administrasi adalah suatu proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Bisa dikatakan, dalam arti luas, administrasi adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Baca juga: Cara Bayar Pegadaian Online lewat m-Banking BRI, BNI, Mandiri dan BCA

Tujuan administrasi

Dikutip dari Gramedia.com, administrasi adalah hal yang dibutuhkan oleh setiap organisasi atau perusahaan. Adminitrasi sangat membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan perencanaan hingga pengembangan kegiatan dalam upaya mencapai tujuan tertentu.

Secara umum, tujuan administrasi adalah sebagai berikut:

1. Menyusun program usaha

Dalam menyusun program usaha ini, setiap perusahaan atau organisasi selalu membutuhkan informasi atau data sebagai acuan. Cara untuk mendapatkan informasi atau data biasanya didapatkan melalui sebuah kegiatan administrasi.

2. Evaluasi kegiatan organisasi

Setelah menyusun program usaha, sistem administrasi akan mempermudah sebuah organisasi atau perusahaan untuk melakukan evaluasi kegiatan.

Salah satu bentuk evaluasi kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi biasanya berdasarkan hasil informasi dan data yang telah ditemukan.

Baca juga: Cara Top Up OVO lewat ATM BRI, BNI, Mandiri, BCA, dan Bank Lainnya

3. Memantau kegiatan atau data

Ketiga, tujuan administrasi adalah melakukan pemantauan kegiatan atau data yang dimiliki perusahaan atau organisasi. Pemantauan menjadi penting dikarenakan sistem administrasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal.

4. Memastikan keamanan bagi kegiatan usaha

Tujuan administrasi yang keempat adalah memastikan keamanan bagi kegiatan usaha. Dalam sistem administrasi, keamanan menjadi salah satu hal dibutuhkan oleh setiap perusahaan atau organisasi pada saat melakukan aktivitas usaha.

Tidak hanya itu, proses administrasi akan membuat setiap aktivitas dan transaksi bisa tercatat secara rinci dan jelas.

Freepik Administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi agar tetap bertahan dan terus berkembang

Unsur administrasi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

1. Organisasi

Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

2. Manajemen