Produktivitas di Hybrid Office

ADA perusahaan yang sama sekali tidak percaya pada kegiatan bekerja dari rumah atau work from home (WFH). Ketika kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) pertama kali diterapkan, perusahaan ini diam-diam masih meminta 30 persen karyawannya untuk masuk. Kemudian, bertambah lagi menjadi 40 persen dan terakhir bahkan mencapai 50 persen.

Konsep bekerja di perusahaan itu adalah masuk kerja tepat waktu dan terlihat sibuk bekerja. WFH membuat pimpinan perusahaan panik dan menerapkan sistem kontrol ketat. Alhasil, hal ini menyebabkan ketegangan di antara karyawannya.

Memang, bekerja di rumah dapat mengalihkan perhatian karyawan dengan mudah. Bisa saja karyawan menunda pekerjaan dan juga mungkin kurang serius menghadapi pekerjaan. Namun, tidakkah di kantor pun kita dapat menjumpai orang-orang yang hanya fisiknya berada di sana, sementara pikirannya entah melayang ke mana?

Dengan situasi pandemi Covid-19 yang masih seperti sekarang, mau tidak mau perusahaan harus menerima metode WFH yang tidak bisa dihindari. Pertanyaannya, apakah kita dapat meningkatkan produktivitas dalam situasi WFH, atau paling tidak hybrid, setengah WFH dan setengah bekerja dari kantor (work from office/WFO)?

Kantor versus rumah

Penelitian Stanford University terhadap 16.000 karyawan yang bekerja dari rumah menemukan bahwa produktivitas mereka justru meningkat sebanyak 13 persen dibandingkan bekerja dari kantor. Produktivitas ini diukur dari peningkatan percakapan, baik melalui telepon maupun audio visual, suasana kerja yang lebih nyaman, serta penurunan waktu istirahat dan absen karena sakit.

Sebenarnya, ada beberapa faktor yang membedakan WFH dengan WFO secara signifikan.

Pertama, hilangnya waktu perjalanan rumah pulang-pergi ke kantor. Bagi karyawan yang bekerja di Jakarta, waktu perjalanan ke kantor menjadi masalah serius karena kemacetan. Ada karyawan yang bisa menghabiskan waktu 6 jam hanya di perjalanan.

Hal tersebut tentu tidak terjadi bila kita dapat mengakses kantor dengan satu klik saja. Selisih waktu yang ada dapat dimanfaatkan untuk kegiatan produktivitas lain ataupun kegiatan penghilang ketegangan, seperti berolahraga atau bercengkerama dengan keluarga.

Di sisi lain, WFH memang mengurangi interaksi sosial yang biasa kita temui di kantor. Kita dapat mengobrol santai dengan rekan di dapur, toilet, atau lift saat WFO. Membangun hubungan informal pun terasa lebih sulit sekarang ini karena sering kali peserta langsung “meninggalkan ruangan” setelah topik pembahasan selesai.

Jadi, bagaimana caranya agar kita dapat tetap nyaman dengan situasi hybrid? Minimnya interaksi sosial yang berlangsung dalam waktu cukup lama akan membawa dampak yang serius terhadap kesehatan mental para karyawan. “The loneliness of working at a home office affects productivity and job satisfaction”. Apalagi, bila kantor ternyata menjadi satu-satunya sumber interaksi sosial dari karyawan.

The hybrid paradox

CEO Microsoft Satya Nadella mengatakan, kita memang menghadapi situasi yang dilematis. Para karyawan memang kehilangan banyak dinamika kehidupan kantor, tetapi kembali ke kantor dan meninggalkan kenyamanan bekerja dari rumah pun akan menjadi masalah.

Mengukur produktivitas dari individu yang bekerja di rumah pun cukup sulit. Sementara, bekerja bersama di kantor juga memiliki banyak manfaat intangible, tetapi berpengaruh terhadap produktivitas. Ini berarti, kita perlu memiliki pendekatan baru untuk mengelola produktivitas dalam bekerja di dua dunia ini.

Melihat tren, kendala, serta minat para milenial yang akan menempati 70 persen dari populasi kantor saat ini, kita perlu membuat pengukuran produktivitas yang sama sekali berbeda.

Prioritas pertama adalah wellbeing karyawan. Dalam situasi yang bisa dikatakan krisis ini, kita perlu mewaspadai burn out karyawan. Begitu pula sikap apatis yang mematikan kreativitas dan inovasi.

Bekerja remote dan in person bisa jadi membingungkan kesehatan mental individu. Banyak karyawan mengeluhkan bahwa WFH terasa lebih berat daripada WFO karena bekerja seolah tidak lagi mengenal waktu 9 to 5. Banyak rapat diselenggarakan selewat jam kerja. Belum lagi pesan yang bertubi-tubi masuk dari berbagai grup Whatsapp dan terasa menuntut untuk dibalas segera karena khawatir dianggap tidak responsif.

Hal tersebut pada akhirnya malah membuat pekerjaan yang sedang digarap tidak kunjung selesai. Situasi seperti ini tidak terjadi di kala WFO. Pasalnya, dengan fisik berada di kantor, kita tidak perlu bolak-balik memeriksa ponsel untuk melihat apakah ada yang membutuhkan kita. Ini mengingat kalaupun genting pasti rekan kerja atau atasan dapat segera menghampiri meja kerja kita.

Di sinilah, manajemen perlu turun tangan mencari cara menyeimbangkan keadaan ini.

Kolaborasi

Studi di Microsoft menyimpulkan, motivasi terbesar karyawan ingin kembali ke kantor adalah kerinduan akan kolaborasi dan koneksi sosial. Namun, keadaan ini hanya memungkinkan bila semua orang pergi ke kantor secara berbarengan. Dengan sistem kantor hybrid, perlu ada kesepakatan kelompok terkait jadwal dan cara karyawan melakukan pertemuan atau rapat.

Dengan begitu, tujuan untuk membangun ikatan emosional pun dapat tercapai. Kolaborasi juga dapat terjadi secara otomatis serta brainstorming pun tidak diwarnai ketegangan.

Inovasi

Dalam praktik yang lalu, tim biasanya melakukan brainstorming secara berkelompok untuk berinovasi. Situasi ini tentunya dapat menghambat jalannya inovasi bila beranggapan bahwa brainstorming sulit dilakukan jika tidak berkumpul bersama.

Inovasi pun sebenarnya perlu dilakukan dalam proses untuk menghasilkan inovasi itu sendiri. Lantas, bagaimana agar proses brainstorming dapat tetap berjalan secara efektif dalam keadaan hybrid ini? Kita tentunya dapat memanfaatkan beragam teknologi yang sudah begitu canggih untuk membantu pekerjaan kita.

Pada akhirnya, kita semua perlu menyadari bahwa kesuksesan baru bisa diakui bila pekerjaan menghasilkan sesuatu yang lebih baik dari yang sebelumnya. Tidak hanya diukur dari angka pendapatan, tetapi juga dari kualitas sumber daya manusia (SDM), kebahagiaan karyawan, kehendak mereka untuk menjaga agility dan kreativitas, serta berkolaborasi dan berinovasi.