Bolehkah Karyawan Mengirim Pesan kepada Atasan?

JAKARTA, KOMPAS.com - Nada dering pesan di ponsel terkadang sudah cukup untuk membuat jantung Anda berdebar kencang ketika menerima pesan dari bos atau atasan.

Pesan teks cenderung membawa rasa urgensi yang lebih berat daripada email atau pesan instan, apakah itu maksudnya atau tidak.

Meskipun Anda mungkin nyaman berkirim pesan dalam kehidupan pribadi, tapi tidak semua orang terbuka untuk berkomunikasi di tempat kerja.

Baca: Ini Cara agar Atasan Lebih Terkesan dengan Anda

"Lakukan percakapan untuk menentukan preferensi dan mencapai kesepakatan kapan Anda akan menggunakan bentuk komunikasi seperti apa," kata Marie McIntyre, seorang pelatih karier dan penulis "Rahasia untuk Menang di Kantor Politik" mengutip CNN, Selasa (11/6/2019).

Lantas, bagaimana tipsnya?

Periksa aturan

Pertama, periksa apakah perusahaan Anda memiliki kebijakan resmi tentang pesan singkat? Jika tidak ada, dan bos Anda telah memberi Anda nomor ponselnya, gunakan hanya teks untuk komunikasi yang sangat singkat dan cepat.

Misalnya, mengirim teks untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda terlambat beberapa menit mungkin dianggap dapat diterima, tetapi mengirim SMS penjelasan panjang lebar tentang mengapa Anda ketinggalan proyek besar mungkin bukan ide terbaik.

Jika suatu topik membutuhkan lebih banyak konteks atau kemungkinan akan mengarah pada pertanyaan lanjutan, sebuah email atau pertemuan langsung adalah cara yang lebih efektif untuk berkomunikasi.

"Mengirim pesan teks bagus untuk pertanyaan cepat: Ada perbedaan antara muncul di kantor bos dengan pertanyaan atau komentar dibandingkan dengan percakapan formal tentang masalah bisnis," kata McIntyre.

Buat catatan

Ketika berbicara tentang manajer yang mengirim pesan kepada karyawan, McIntyre menyarankan untuk mengevaluasi apakah perlu ada catatan percakapan, baik untuk alasan hukum atau untuk tujuan penyimpanan catatan.

Mengirim pesan teks dapat membuka perusahaan hingga berbagai masalah hukum, sehingga pengusaha perlu berhati-hati.

"Banyak kasus pelecehan seksual yang saya selidiki, sebagian besar dari mereka berurusan dengan pesan teks," kata Karen Elliott, seorang pengacara perburuhan dan pekerjaan dengan Eckert Seamans.

Berkirim pesan setiap saat juga dapat melanggar waktu pribadi karyawan dan menyebabkan kejenuhan.

"Jika seorang karyawan diharapkan membuat nomor mereka tersedia untuk komunikasi berbasis teks, itu berisiko mengaburkan batas-batas sehingga karyawan bisa mendapatkan pesan yang mereka harapkan selalu ada," kata Monique Valcour, seorang pelatih eksekutif.

Karena pesan teks dapat dihapus, Elliott mengatakan pengusaha memiliki kewajiban untuk menyimpan pesan teks yang terkait dengan pekerjaan. Dia menambahkan bahwa perusahaan juga harus memiliki kebijakan yang disetujui karyawan yang memungkinkan pemberi kerja mendapatkan akses ke perangkat pribadi untuk informasi apa pun yang terkait dengan bisnis.

Teliti

Jika Anda benar-benar menggunakan pesan teks untuk tujuan kerja, lakukan dengan lambat. Dengan SMS menjadi bentuk komunikasi yang umum, kebanyakan orang memadamkan teks sedikit lebih cepat daripada email.

"Orang-orang lebih ceroboh dan malas ketika berkirim pesan," kata Roy Cohen, seorang pelatih karier di New York City. "Saya mendapatkan banyak teks dari klien dan sesekali mereka tidak dapat dimengerti ... atau menggunakan tulisan pendek yang membuatnya sulit bagi saya untuk membaca."

Luangkan waktu Anda saat menyusun teks dan hindari kesalahan koreksi otomatis dengan mengoreksi ulang pesan dengan hati-hati sebelum mengirim.

Dan bersabarlah ketika harus merespons. "Perhatikan titik-titiknya, tunggu sampai selesai," kata McIntyre. "Jangan mengembalikan respons berdasarkan teks nomor satu ketika ada pemikiran kedua dalam teks nomor dua."

Akhirnya, lewati penggunaan emoji, saran Elliot. Emoji dapat diartikan dengan cara yang berbeda dan dapat membuat karyawan merasa terancam atau dilecehkan.