Apa Arti PO atau Purchase Order dalam Transaksi Pembelian?

KOMPAS.com - Purchase order atau PO adalah istilah yang mungkin sering kita mendengarnya. PO artiya seringkali dikaitkan dengan dokumen transaksi pembelian. Apa arti PO sebenarnya?

Arti PO

Apa arti PO? Dikutip dari laman Sumup Business Guide, arti PO yakni dokumen yang secara hukum mengikat yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual. 

Dalam PO berisi informasi jumlah dan jenis yang dipesan pembeli dan sebagainya. Dengan membuat PO, maka pembeli menyatakan komitmennya untuk membeli barang atau jasa sesuai kesepakatan. 

Sementara menurut laman Shopify, arti PO yaitu dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli yang berkomitmen untuk membayar penjual atas penjualan produk atau layanan tertentu yang akan dikirimkan di masa mendatang.

Baca juga: Apa Itu UKM dan Bagaimana Klasifikasi?

Setiap PO memiliki nomor unik yang terkait dengannya yang membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran.

Secara sederhana, arti PO adalah bukti pemesanan barang dari supplier oleh konsumen. Terkadang, PO artinya juga dianggap sebagai dokumen kontrak.

Dalam perusahaan, terutama perusahaan besar yang sistem pembelian atau pengadaan barangnya sudah tersusun rapi, biasanya beberapa departemen atau divisi yang akan melakukan pembelian barang harus mengeluarkan purchase requestion atau PR.

Baru setelah PR ini disetujui oleh pemegang otoritas, maka bagian keuangan akan meneruskannya dengan membuat PO yang nantinya akan dikirimkan ke vendor. 

Format PO

Dalam pembuatan PO artinya tidak sembarangan. Ada prosedur dalam pembuatan PO dalam masing-masing perusahaan. 

Baca juga: Apa Itu PPN: Definisi, Tarif, Pemungut, dan Objek Pajaknya

Berikut ini format standar PO yang lazim ditemui:

1. Nama pembeli

PO artinya sudah pasti harus mencantumkan nama pembeli sebagai pihak yang menerbitkan PO. Informasi ini juga mencakup nomor telepon pembeli dan alamatnya. 

2. Tanggal pembuatan

Tanggal pembuatan PO diperlukan sebagai dokumentasi. Tanggal ini penting untuk mengetahui kapan barang atau jasa dipesan saat dilakukan audut atau pemeriksaan.

3. Nomor PO

Nomor PO juga bersifat penting. Itu sebabnya, PO seringkali dibuat rangkap, pertama dipakai sebagai arsip dan kedua untuk dikirimkan kepada penjual. 

4. Detail pemesanan

Karena digunakan sebagai dokumen pemesanan, maka arti PO sudah disertai dengan informasi produk atau jasa yang akan dipesan. Informasi meliputi jumlah barang yang akan dipesan dan spesifikasinya seperti ukuran, warna, harga, kualitas, dan sebagainya. 

5. Pengiriman

Karena digunakan sebagai dokumen pembelian, maka arti PO juga disertai dengan metode pengirimannya. 

KOMPAS.com/Aditya Mulyawan Arti PO seringkali disamakan dengan dokumen pemesanan

Baca juga: Apa Itu Kebutuhan Sekunder: Definisi, Sifat, dan Contohnya

Prosedur pembuatan PO

1. Pemilik toko membuat pesanan pembelian yang menjelaskan dengan tepat apa yang mereka butuhkan dari pemasok.
2. Jika pemasok memiliki persediaan untuk memenuhi pesanan, mereka akan menerima pesanan pembelian, memenuhinya, dan mengirimkan barang pada tanggal jatuh tempo yang disepakati.
3. Pemasok kemudian akan mengirimkan tagihan atau faktur penjualan untuk barang yang dibeli.
4. Pembeli membayar barang tersebut, dan penjualan diproses melalui sistem ekspedisi atau pengiriman dari penjual.

Perbedaan arti PO dan faktur

Karakteristik PO

• Dibuat oleh pembeli
• Dibuat sebelum membeli
• Mencantumkan barang yang dibeli
• Mencantumkan rincian pembayaran yang akan dilakukan

Karakteristik Faktur

• Dibuat oleh penjual
• Dibuat setelah pembelian
• Berupa dokumen konfirmasi barang terkirim
• Memerlukan pembayaran pada tanggal tertentu

Baca juga: Apa Itu Mudharabah: Definisi, Prinsip, Jenis, dan Contohnya