Surat Niaga: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, Jenis, dan Contohnya

JAKARTA, KOMPAS.com - Surat niaga adalah istilah yang barangkali sudah tidak asing bagi para pelaku usaha. Hal ini karena surat niaga adalah surat yang sering digunakan untuk keperluan bisnis.

Sederhananya, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis.

Surat niaga digunakan untuk mempermudah kegiatan komunikasi perniagaan antar-bisnis atau perusahaan. Karena itu, surat niaga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis.

Baca juga: Kenapa Ekonomi China Lesu, tetapi AS Lebih Baik?

Dalam pengertian lain, surat niaga adalah surat atau dokumen tertulis yang digunakan dalam transaksi bisnis atau perdagangan antara dua pihak atau lebih.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat niaga adalah surat untuk niaga, seperti surat jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Biasanya, pihak yang membuat surat niaga adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha.

Contoh-contoh surat niaga yang umum digunakan dalam dunia bisnis mencakup surat penawaran, surat pemesanan, surat kontrak, surat faktur, surat pengiriman, surat pemberitahuan pembayaran, surat pengaduan, dan sebagainya.

Baca juga: Dorong Kredit, BI Perkuat Insentif Likuiditas Bank

Setiap jenis surat niaga memiliki tujuan dan format yang khusus sesuai dengan keperluannya dalam transaksi bisnis.

Fungsi surat niaga

Dilansir dari Gramedia.com, beberapa fungsi surat niaga adalah sebagai berikut:

• Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
• Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Sebagai alat promosi.
• Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Sebagai bukti dari sejarah.

Ciri-ciri surat niaga

Adapun ciri-ciri surat niaga pada umumnya yaitu:

• Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
• Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
• Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
• Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Baca juga: BI Sebut SRBI Bakal Jaga Nilai Tukar Rupiah

Struktur surat niaga

Surat niaga harus ditulis dengan jelas, profesional, dan akurat, karena mereka merupakan alat penting dalam menjaga komunikasi yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis.

Selain itu, surat niaga juga dapat memiliki implikasi hukum, terutama jika digunakan dalam pembuatan kontrak atau perjanjian bisnis, sehingga penting untuk mematuhi peraturan hukum yang berlaku dalam setiap transaksi.

Berikut ini beberapa struktur yang wajib ada dalam surat niaga:

• Kop Surat
• Nomor Surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal Surat
• Alamat Surat
• Salam Pembuka
• Isi Surat (Pembuka, Isi, Penutup)
• Salam Penutup
• Tanda tangan pemilik surat
• Jabatan pengirim surat

Unsplash/Scott Graham Surat niaga adalah surat untuk niaga, seperti surat jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Jenis surat niaga

Berikut adalah jenis-jenis surat niaga yang umumnya dijumpai pada kegiatan usaha:

1. Surat perkenalan

Jenis surat niaga yang satu ini dibuat dengan tujuan sebagai memperkenalkan produk jasa atau barang yang dijual suatu perusahaan kepada pihak lain.

Isi surat perkenalan umumnya mencakup informasi seputar keunggulan, harga, dan promo produk.

2. Surat penawaran

Surat penawaran adalah surat yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengajukan penawaran produk atau jasa kepada klien atau calon pelanggan.

Surat niaga penawaran bertujuan untuk dokumentasi resmi proses permintaan dan penawaran sebuah produk dari satu pihak kepada pihak lain.

3. Surat permintaan penawaran

Surat permintaan penawaran dibuat oleh calon pembeli. Surat ini pada umumnya ditujukan kepada perusahaan yang menjual produk atau jasa yang diminati.

Calon pembeli akan membuat surat yang berisi permintaan kepada perusahaan yang dituju agar dapat menawarkan produk yang dijual.

Baca juga: 5 Cara Menabung untuk Liburan yang Berkesan

4. Surat pemesanan

Surat pemesanan adalah surat yang dibuat oleh pelanggan untuk memesan produk atau jasa dari pemasok atau produsen.

Surat pemesanan juga merupakan bukti sah jual beli, yang apabila nantinya ada kesalahan pemesanan dapat diperjelas dengan surat ini.

5. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan dibuat sebagai bentuk respon dari pihak penjual yang ditunjuk oleh calon pembeli. Surat ini memiliki tujuan untuk memastikan produk yang dipesan, harga yang harus dibayar, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

6. Surat kontrak

Surat kontrak adalah dokumen hukum yang mengikat antara dua pihak atau lebih dalam suatu kesepakatan bisnis. Surat kontrak menjelaskan syarat-syarat, ketentuan, dan hak dan kewajiban masing-masing pihak.

7. Surat faktur

Surat ini digunakan untuk memberikan rincian tentang harga produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan, beserta instruksi pembayaran.

Baca juga: 7 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Wawancara Kerja Via Zoom

8. Surat pemberitahuan pembayaran

Surat ini dikirimkan kepada pelanggan yang memiliki utang yang harus dibayar, biasanya sebagai pengingat tentang pembayaran yang masih harus diselesaikan.

9. Surat pengiriman

Surat pengiriman adalah surat yang digunakan untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesanan mereka telah dikirim, beserta rincian pengiriman seperti nomor pelacakan dan estimasi waktu kedatangan.

10. Surat pengiriman pembayaran

Setelah pihak pembeli menerima produk yang telah dipesan, maka pihak pembeli akan menerbitkan surat pengiriman pembayaran.

Umumnya, pada surat niaga ini terdiri dari besaran jumlah uang yang harus dibayarkan, metode pembayaran, serta dokumentasi bukti pembayaran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

11. Surat penolakan penawaran

Surat penolakan penawaran bisa diisi dengan hal-hal menjadi penyebab mengapa menolak pesanan tersebut ataupun tanpa alasan dalam menolak pesanan yang telah dilayangkan.

Baca juga: Tegaskan Komitmen Layanan Terbaik, Lazada Hadirkan Berbagai Fitur Inovatif bagi Pelanggan

12. Surat penangguhan pembayaran

Saat pembeli mengalami suatu kemalangan maupun musibah yang menyebabkan ketidakmampuan dalam pembayaran, maka pihak pembeli akan mengeluarkan surat penangguhan pembayaran.

Surat ini dibuat secara terperinci agar pihak penjual dapat memaklumi mengapa terjadinya penangguhan pembayaran produk yang telah dikirim dalam waktu tertentu.

13. Surat jawaban penangguhan pembayaran

Pihak penjual akan merespon surat penangguhan pembayaran yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini bisa saja berisikan penolakan penangguhan maupun perubahan skema pembayaran.

Misalnya, sebelumnya diharuskan pembayaran secara cash/tunai, saat terjadinya surat penangguhan pembayaran maka dapat merubah metode pembayaran menjadi kredit/cicilan.

14. Surat pengaduan

Surat pengaduan dapat dilayangkan saat produk yang diterima mengalami kerusakan atau barang yang diterima kurang dari yang dipesan.

Selain itu, surat pengaduan memiliki tujuan agar pihak penjual dapat menggantikan produk yang cacat maupun mengirimkan ulang produk yang kurang.

Baca juga: Menimbang Untung Rugi Indonesia Jadi Anggota BRICS

15. Surat jawaban pengaduan

Pihak penjual akan merespon aduan maupun komplain yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini berisikan permintaan maaf dan solusi dari komplain maupun aduan yang dilayangkan.

Biasanya, secara sukarela penjual memberikan produk tambahan sebagai bentuk pertanggungjawaban maupun sebagai branding perusahaan bertanggung jawab terhadap layanan dan produk yang dipesan.

Freepik Surat niaga adalah surat untuk niaga, seperti surat jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Contoh surat niaga

Berikut adalah beberapa contoh surat niaga yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis:

1. Contoh surat niaga penawaran

[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]

Kepada,
[Alamat Penerima Penawaran]

Dengan hormat,

Kami dengan ini ingin mengajukan penawaran untuk produk/jasa kami yang berikut ini:

[Deskripsi Produk/Jasa]

Harga Penawaran: [Harga]
Batas Waktu Penawaran: [Tanggal Batas Waktu]

Kami berharap penawaran kami dapat dipertimbangkan dengan serius. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

2. Contoh surat pemesanan

[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]

Kepada,
[Alamat Pemasok]

Dengan hormat,

Kami ingin memesan produk/jasa berikut ini:

[Deskripsi Produk/Jasa]

Jumlah yang Dipesan: [Jumlah]
Harga Satuan: [Harga Satuan]
Total: [Total Harga]

Harap konfirmasikan pemesanan ini segera. Kami akan menunggu pengiriman sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

Terima kasih atas kerja sama Anda.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Baca juga: Kapan Kereta Cepat Jakarta-Bandung Bisa Dipakai untuk Masyarakat Umum?

3. Contoh surat faktur

[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]

Kepada,
[Alamat Pelanggan]

Dengan hormat,

Berikut adalah faktur untuk produk/jasa yang telah kami berikan kepada Anda:

Deskripsi Barang/Jasa Jumlah Harga Satuan Total

[Deskripsi 1] [Jumlah 1] [Harga Satuan 1] [Total 1]
[Deskripsi 2] [Jumlah 2] [Harga Satuan 2] [Total 2]
...

Total Tagihan: [Total Tagihan]

Mohon segera untuk melakukan pembayaran sesuai dengan rincian yang tertera pada faktur ini.

Terima kasih atas bisnis Anda.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Demikian penjelasan singkat mengenai apa itu surat niaga, fungsi, ciri-ciri, struktur, jenis, hingga contohnya. Adapun contoh surat niaga di atas merupakan contoh dasar dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi bisnis yang spesifik.