Kepanjangan SOP, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya

KOMPAS.com - SOP adalah istilah yang barang tentu sudah tak asing lagi di telinga, terlebih bagi mereka yang sudah bekerja di perusahaan. SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur.

SOP adalah hal penting bagi operasional perusahaan maupun organisasi lainnya, baik perusahaan kecil hingga perusahaan dengan skala besar. Semakin besar organisasi, maka semakin penting pula SOP diterapkan.

Setiap karyawan harus bekerja mengikuti SOP yang berlaku, karena SOP merupakan panduan seseorang dalam bekerja dalam sebuah perusahaan, baik dalam pengambilan keputusan maupun dalam kegiatannya.

Dikutip dari laman Brampton, SOP adalah prosedur khusus untuk operasional organisasi yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan peraturan perusahaan dan regulasi pemerintah.

Dalam bahasa lainnya, SOP adalah suatu sistem yang dirancang guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan.

SOP tersebut hadir dengan bentuk seperti dokumen yang berhubungan oleh prosedur yang dilaksanakan secara kronologis guna membantu kamu dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan untuk mendapatkan hasil kerja secara efektif dari pekerja dengan biaya yang rendah.

Dalam bahasa yang sederhana, SOP adalah suatu petunjuk secara tertulis yang memaparkan mengenai langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan dengan rutin.

SOP kerap dipakai untuk menunjukkan kepatuhan terhadap suatu peraturan maupun praktik operasional. Serta guna mendokumentasikan atau mengabadikan bagaimana tugas wajib diselesaikan dalam organisasi kelompok atau individu.

SOP adalah aspek penting organisasi

Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

SOP sangat penting bagi suatu perusahaan baik perusahaan besar atau kecil karena berfungsi sebagai pedoman dan landasan hukum yaitu pedoman untuk mengantisipasi situasi atau keadaan yang tidak terduga sekaligus sebagai acuan melaksanakan pekerjaan.

Selain itu SOP bermanfaat sebagai landasan hukum apabila terjadi penyimpangan. Dengan adanya SOP akan mempermudah karyawan melaksanakan pekerjaan.

Kemudian bisa memudahkan mendeteksi hambatan-hambatan yang mungkin akan dialami pekerja, dan penerapan SOP mendorong karyawan untuk lebih disiplin dan bertanggung dalam bekerja.

Fungsi SOP

1. Pedoman kerja

SOP memudahkan perusahaan dalam melakukan operasional, termasuk membantu para pekerja melakukan tugas sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

2. Acuan hukum

SOP adalah pedoman hukum berkaitan dengan hak maupun kewajiban setiap karyawan. Sementara sanksi yang diberikan untuk setiap pelanggaran juga telah tertulis dalam aturan.

3. Informasi pekerjaan

Penerapan SOP perusahaan juga mengatur terkait berbagai kemungkinan yang bisa muncul saat bekerja termasuk jalan keluar yang dapat dilakukan sebagai tindakan antisipasi.

4. Penerapan disiplin kerja

SOP adalah aturan yang wajib diikuti semua anggota organisasi. Secara tidak langsung, SOP juga berfungsi sebagai acuan dalam meningkatkan disiplin dalam bekerja.

Manfaat SOP

1. Meningkatkan reputasi

SOP adalah salah satu ciri khas setiap perusahaan. Setiap organisasi bisnis memiliki SOP yang tentunya berbeda-beda.

Di mata pelanggan atau klien, SOP juga menjadi tanda kalau perusahaan benar-benar menjalankan prosedur yang benar dalam bisnis sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan reputasi.

2. Pedoman bekerja

Sebuah perusahaan tentu tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP.

Dengan adanya panduan maka hal tersebut akan sangat membantu para karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing. Hal ini akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan juga menghindari tumpang tindih tugas ataupun lepas tanggung jawab.

3. Panduan sistem yang berlaku

SOP dijadikan sistem yang akan mempermudah pekerjaan dalam berbagai hal dalam sebuah organisasi. Contohnya saha, jika terjadi sebuah kesalahan, maka proses penelusuran kesalahannya pun akan menjadi mudah dengan prosedur yang sesuai SOP.

Dengan adanya panduan ini maka semua pihak yang terkait akan tahu apa yang harus mereka kerjakan, bagaimana standarnya, dan sampai mana batasnya.

4. Identitas perusahaan

Manfaat lain dari penerapan SOP adalah sebagai ciri khas perusahaan. SOP perusahaan adalah panduan yang harus seluruh karyawan tanpa terkecuali dari level bawah sampai paling atas.

Dengan adanya panduan ini maka siapapun yang mengerjakan, akan menghasilkan produk dengan kualitas dan standar yang sama.

5. Membantu karyawan baru

SOP memberikan kerangka kerja pada karyawan baru untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab baru tanpa harus banyak bertanya pada karyawan lama atau atasan.

Pembuatan SOP juga membantu karyawan memahami pekerjaannya. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan SOP sebagai acuan penilaian kinerja karyawan.

Contoh SOP

Berikut contoh SOP dari sebuah perusahaan produsen roti bernama PT Angin Ribut Bakery:

Tujuan SOP PT Angin Ribut Bakery:

• Menyediakan roti segar yang diproduksi setiap hari
• Target produksi per hari 20.000 yang dibagi dalam 2 shift

Prosedur Kerja PT Angin Ribut Bakery:

• Karyawan masuk dari Senin sampai Jumat pukul 08.00 sampai pukul 16.00 WIB untuk shift pertama dan 16.00 sampai 24.00 untuk shift kedua
• Karyawan beristirahat 1 jam setiap hari
• Karyawan harus siap lembur apabila ada peningkatan permintaan roti di mana lembur akan dibayar per jam sesuai dengan aturan yang berlaku
• Karyawan yang terlambat masuk kerja akan dipotong gaji 30 persen per hari
• Setiap karyawan dilarang membawa pulang roti produksi

Jadi kesimpulannya, SOP adalah singkatan dari standar operasional prosedur, di mana SOP adalah panduan bagi setiap anggota organisasi agar menjalankan tugas dan tanggung jawab yang sudah diberikan.