Surat Niaga: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, Jenis, dan Contohnya

6. Surat kontrak

Surat kontrak adalah dokumen hukum yang mengikat antara dua pihak atau lebih dalam suatu kesepakatan bisnis. Surat kontrak menjelaskan syarat-syarat, ketentuan, dan hak dan kewajiban masing-masing pihak.

7. Surat faktur

Surat ini digunakan untuk memberikan rincian tentang harga produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan, beserta instruksi pembayaran.

Baca juga: 7 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Wawancara Kerja Via Zoom

8. Surat pemberitahuan pembayaran

Surat ini dikirimkan kepada pelanggan yang memiliki utang yang harus dibayar, biasanya sebagai pengingat tentang pembayaran yang masih harus diselesaikan.

9. Surat pengiriman

Surat pengiriman adalah surat yang digunakan untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesanan mereka telah dikirim, beserta rincian pengiriman seperti nomor pelacakan dan estimasi waktu kedatangan.

10. Surat pengiriman pembayaran

Setelah pihak pembeli menerima produk yang telah dipesan, maka pihak pembeli akan menerbitkan surat pengiriman pembayaran.

Umumnya, pada surat niaga ini terdiri dari besaran jumlah uang yang harus dibayarkan, metode pembayaran, serta dokumentasi bukti pembayaran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

11. Surat penolakan penawaran

Surat penolakan penawaran bisa diisi dengan hal-hal menjadi penyebab mengapa menolak pesanan tersebut ataupun tanpa alasan dalam menolak pesanan yang telah dilayangkan.

Baca juga: Tegaskan Komitmen Layanan Terbaik, Lazada Hadirkan Berbagai Fitur Inovatif bagi Pelanggan

12. Surat penangguhan pembayaran

Saat pembeli mengalami suatu kemalangan maupun musibah yang menyebabkan ketidakmampuan dalam pembayaran, maka pihak pembeli akan mengeluarkan surat penangguhan pembayaran.

Surat ini dibuat secara terperinci agar pihak penjual dapat memaklumi mengapa terjadinya penangguhan pembayaran produk yang telah dikirim dalam waktu tertentu.

13. Surat jawaban penangguhan pembayaran

Pihak penjual akan merespon surat penangguhan pembayaran yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini bisa saja berisikan penolakan penangguhan maupun perubahan skema pembayaran.

Misalnya, sebelumnya diharuskan pembayaran secara cash/tunai, saat terjadinya surat penangguhan pembayaran maka dapat merubah metode pembayaran menjadi kredit/cicilan.

14. Surat pengaduan

Surat pengaduan dapat dilayangkan saat produk yang diterima mengalami kerusakan atau barang yang diterima kurang dari yang dipesan.

Selain itu, surat pengaduan memiliki tujuan agar pihak penjual dapat menggantikan produk yang cacat maupun mengirimkan ulang produk yang kurang.

Baca juga: Menimbang Untung Rugi Indonesia Jadi Anggota BRICS

15. Surat jawaban pengaduan

Pihak penjual akan merespon aduan maupun komplain yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini berisikan permintaan maaf dan solusi dari komplain maupun aduan yang dilayangkan.

Biasanya, secara sukarela penjual memberikan produk tambahan sebagai bentuk pertanggungjawaban maupun sebagai branding perusahaan bertanggung jawab terhadap layanan dan produk yang dipesan.

Contoh surat niaga

Berikut adalah beberapa contoh surat niaga yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis:

1. Contoh surat niaga penawaran

[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]

Kepada,
[Alamat Penerima Penawaran]

Dengan hormat,

Kami dengan ini ingin mengajukan penawaran untuk produk/jasa kami yang berikut ini:

[Deskripsi Produk/Jasa]

Harga Penawaran: [Harga]
Batas Waktu Penawaran: [Tanggal Batas Waktu]

Kami berharap penawaran kami dapat dipertimbangkan dengan serius. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Terima kasih atas perhatian Anda.